Muller, Samuel - Feith, Johann Adrian - Fruin, Robert: A levéltári rendszerezés és iratleírás kézikönyve (Budapest, 2019)
S. MULLER, J. A. FEITH, R. FRUIN: A levéltári rendszerezés és iratleírás kézikönyve - II. fejezet. A levéltári iratok rendszerezése [Lásd a IV. fejezetben írottakat is!]
A szabály gyakorlati következménye tehát mindkét megfogalmazás szerint ez kell, hogy legyen: a levéltáros, aki hozzálát egy rendezetlen fond szerkezetének kialakításához, kezdje azzal, hogy helyreállítja a feljegyzések, levelek, határozatok, jegyzőkönyvek, számadások, nyugták, stb. sorozatait. A testületi jegyzőkönyveknek az adott szervet avagy iratállományt alapvetően meghatározó volta a hazai felfogás számára is nyilvánvaló volt. Számos jelentős szerv- és iratismertetés kiemelten foglalkozik ezzel az iratfajtával. Vö.: Föglein, 1938. 142– 167. p.; Főglein, 1923. 150–164. p.; Maksay, 1973–1974. 367–374. p.; Rádyné, 1986. 89–93. p.; Házi, 1923. 227–247. p. 21. §Nem az irat tárgya, hanem annak rendeltetése határozza meg, hogy az adott dokumentumnak milyen helyet kell elfoglalnia a fondon belül Ez a szabály szükségszerűen következik abból a szisztémából (ld.: 16. §), amelyet a fond rendezésére elfogadtunk. Azok, akik az egyes iratokban tárgyalt kérdések által meghatározott témák szerint osztják fel a fondot bizonyos csoportokra, az azonos kérdésekkel foglalkozó iratokat természetesen, amennyire lehet, egy tételben fogják elhelyezni. Minthogy azonban az általunk választott rendezési szisztéma – a fond egykori szerkezetének helyreállítása – lényegét tekintve az önkormányzat hivatalának eredeti szervezetén alapul, természetesen az iratokat is annak megfelelően kell rendezni, hogy a hivatal mely ügyosztályához intézték vagy mely ügyosztály működése során hozták létre azokat azzal a rendeltetéssel, hogy az adott ügyosztály fondjában együtt maradjanak. Ezért, ha találunk két azonos tárgyú levelet, amelyek közül az egyiket az országgyűléshez, a másikat pedig a számvevőszékhez intézték, akkor ezeket az iratokat nem egymás mellett kell elhelyezni, hanem az egyiket az országgyűlés, a másikat pedig a számvevőszék fondjában. Ott kerülnek megfelel ő helyre és abba az összefüggésbe, amelybe valóban beleillenek. Az országgyűlés, illetve a számvevőszék határozataiban nyilvánvalóan említést tesznek a levelekről, ezért mindkét helyen szükséges van rájuk vagy egyenesen nélkülözhetetlenek az olykor nagyon rövid feljegyzések helyes értelmezéséhez, másrészt viszont ezek a határozatok azok, amelyek visszajelzést adnak a levélben tárgyalt ügy kimeneteléről. A tárgyi alapot az iratrendezés kérdéskörét átfogóan taglaló Varga Endre is másodrendű szempontként értelmezte. Mint megállapította: „több levéltári test állagaiból összefolyt anyag rendezésénél ... az iratok tárgya, természetesen, csak a ... többi 115
