Muller, Samuel - Feith, Johann Adrian - Fruin, Robert: A levéltári rendszerezés és iratleírás kézikönyve (Budapest, 2019)
S. MULLER, J. A. FEITH, R. FRUIN: A levéltári rendszerezés és iratleírás kézikönyve - II. fejezet. A levéltári iratok rendszerezése [Lásd a IV. fejezetben írottakat is!]
kapcsolódnak. Arra gondoltunk, hogy elhagyhatnánk ezeket a szavakat, mert a 25. paragrafusban amúgy is bővebben ki akartuk fejteni az értelmüket. Mielőtt megmagyarázzuk a szabályt, néhány kiegészítés: 1.Az, aki a Levéltárosok Egyesülete által elfogadott változatot javasolta, meg kérdezte, hogy vajon miért pont a hivatal határozatai – nevezetesen azok az iratok, amelyek a hivatal vagy a hivatalnokok hivatalos tevékénysége során keletkeztek – szerepelnek a szabályban a fond szerkezetének vezérfonalát meghatározó elemként. Hiszen az is előfordulhat – vélekedett ez a felszólaló –, hogy egyáltalán nem a határozatok alkotják a fond vázát. A kisebb vízügyi hatóságok esetében például a tartományi gyűlésen elfogadott általános tartományi számadás képezi a fond magvát. A határozatokat vagy ezt a számadást követően vették fel a lajstromba, vagy – ha egy későbbi tartományi gyűlésen fogadták el azokat – különálló lapokra jegyezték fel, később pedig a határozatokhoz kapcsolódó vagy a velük összefüggésben lévő összes iratból egy közös dossziét alakítottak ki. Ebben az esetben tehát nem a határozatok, hanem a számadások alkotják a fond vázát, és az összes többi iratot – nemcsak a nyugtákat – ezek köré kell csoportosítani. Még egyértelműbb lesz ez akkor, ha két sorozat vízügyi hatósági számadást találunk, ezek létezése pedig szükségessé teszi, hogy az egyes gátépítési munkálatokra vonatkozó iratokat két tételbe osszuk az építési költségeket tartalmazó sorozatoknak megfelelően. Az is igaz azonban, hogy habár – amint általában valóban ez a helyzet – a határozatok alkotják a fond szerkezetének gerincét, magával ezzel a gerinccel csak ritkán vagy sosem teljes a szerkezet. Előfordul, hogy egy hivatal két vagy több párhuzamosan futó sorozatot hoz létre a határozatokból. Ebben az esetben ez a két sorozat határozza meg a fond szerkezetét. Ha azon ban egy hivatalnak az az ötlete támadt, hogy az összes határozatot egy kötetbe rendezze, a mellékleteket viszont két vagy több különálló sorozatra ossza fel, akkor a bejövő és kimenő iratok kötegei fogják betölteni azt a szerepet, amit az első esetben a két sorozat határozat. Erre az érvelésre adott válaszában az álláspont képviselője megállapította, hogy a jegyz őkönyveket, számadásokat és egyéb iratokat szerinte is azok közé az iratok közé kell számí tani, amelyek egy közösség hivatalának vagy hivatalnokainak hivatalos tevékenysége során keletkeztek. Ebben a tekintetben tehát mindkét változat ugyanazt a je lentést hordozza, még ha az egyik valamivel világosabban van is megfogalmazva. 2.A fond váza. A közgy űlésen olyan vita volt a hasonlat értelmezését illetően, ami a fogalom jelentése szempontjából is fontos. Az álláspont képviselője, aki először használta ezt a hasonlatot, megmagyarázta: úgy érti, hogy a fond váza olyan, mint egy faház váza, vagy más szóval tartógerendája. Egy másik 112
