Muller, Samuel - Feith, Johann Adrian - Fruin, Robert: A levéltári rendszerezés és iratleírás kézikönyve (Budapest, 2019)
S. MULLER, J. A. FEITH, R. FRUIN: A levéltári rendszerezés és iratleírás kézikönyve - II. fejezet. A levéltári iratok rendszerezése [Lásd a IV. fejezetben írottakat is!]
egy bírósági fondban külön sorozatot vagy köteget hoztak létre a tulajdonjogátruházásra, egy másikat pedig a jelzálogokra vonatkozó eredeti előterjesztésekből, és az egyik jelzálogra vonatkozó iratot tévedésből a tulajdonjog-átruházási ügyeket tartalmazó iratkötegben helyezték el, a levéltárosnak ki kell igazítania ezt a tévedést. Ettől némileg eltérő eset a következő. Régente gyakran előfordult, hogy egy per miatt, vagy egy adott ügyre vonatkozó, már levéltárban őrzött dokumentumok összegyűjtése során kiemeltek egy-egy iratot abból a sorozatból, amelyhez tartozott és a később létrehozott, periratokat vagy az adott ügy iratait tartalmazó csomóhoz csatolták. Kétségtelenül az lett volna a szabályszerű eljárás, ha a kiemelt iratot később visszatették volna a helyére, ezt azonban igen gyakran elmulasztották. Valójában olyan sokszor fordult elő ilyen mulasztás, hogy azt kell hinnünk, szándékosan hagyták az újonnan létrehozott dossziékban azokat az iratokat, amelyekről a levéltár egykori kezelője azt gondolta, hogy még többször is szüksége lehet rájuk. A levéltárosnak ebben az esetben is vissza kell tennie az adott iratot abba a sorozatba, amelybe az eredetileg tartozott. Ez lett volna a dolga ugyanis a levéltár egykori kezelőjének is, a később létrehozott dossziéban pedig az irat másolatát kellett volna elhelyeznie vagy egy utalólapot, amely az eredeti iratot tartalmazó sorozatra mutat. Tehát, amikor a levéltáros kivesz egy ilyen iratot a dossziéból, éppen úgy utalólapot kell tennie a helyére. Hasznos lehet ugyanilyen utalólapot elhelyezni abban az esetben is, ha egy irat tévedésből nem megfelelő sorozatba került, később pedig eltávolították onnan. Ha például egy iratsorozat, amelyből ki kell emelnünk egy dokumentumot, sorszámozva van, akkor ajánlatos a kiemelt dokumentum helyére utalólapot tenni, amely megmagyarázza, hogy az adott sorszám miért nincs meg a sorozatban, nehogy az irategyüttest tanulmányozó kutató hiányosnak vélje sorozatot. Gyakran előfordul az is, hogy a levéltár egy újonnan alkalmazott kezelője bizonyos tekintetben eltérő módon jár el az iratok raktározása során, mint az eladdig szokásban volt. Míg például korábban egyetlen közös sorozatba rendezték a tulajdonjog-átruházási és a jelzálog iratokat, az új kezelő két külön sorozatot hoz létre ezekből, vagy míg korábban a beérkező és kimenő iratokat a határozatokkal együtt őrizték, az új kezelő külön csoportosítja azokat. Lehet, hogy az általa bevezetett változtatások megállják a helyüket, mert a fondot létrehozó hivatal fejlődésével egybehangzónak bizonyulnak, lehet azonban az is, hogy hamar kiderül: nem járt el helyesen, mert a régi felépítés jobb volt, ezért ahhoz kell visszatérni. Ez utóbbi esetben tehát a levéltár kezelője hibát követett el, amelyet elkerülhetett volna, ha képes lett volna arra, hogy előre lássa a dolgokat. Ezért tehát a levéltárosnak az a feladata, hogy orvosolja a hibát arra a néhány évre vonatkozóan, amelyben eltérés mutatkozik a szokásos rendszertől. Röviden: a levéltárosnak joga van ahhoz, hogy a fond régi szerkezetében 108
