Muller, Samuel - Feith, Johann Adrian - Fruin, Robert: A levéltári rendszerezés és iratleírás kézikönyve (Budapest, 2019)
S. MULLER, J. A. FEITH, R. FRUIN: A levéltári rendszerezés és iratleírás kézikönyve - II. fejezet. A levéltári iratok rendszerezése [Lásd a IV. fejezetben írottakat is!]
bármi olyan változtatást eszközöljön, ami összhangban van azzal a vezéreszmével, amelynek alapján az eredeti rend létrejött. A dolog természeténél fogva nem mindig van lehet őség a szabályszer ű rendhez való visszatérésre, ha valaki egyszer már eltért attól. Ugyanaz az érv, amely azt támasztja alá, hogy a amennyire csak lehet, megmaradjon a fond régi rendje – nevezetesen az a tény, hogy az eredeti rend gyakran eltörölhetetlen nyomot hagy a fondon –, arra is okot adhat, hogy bizonyos különleges, egyedi esetekben is ragaszkodjunk az egykor kialakított rendhez. Ha például a tulajdonjogátruházási és a jelzálogügyeket két külön kötetben lajstromozták, és az egyik jelzálogügyletet a tulajdonjog-átruházási ügyek lajstromába vezették be, akkor ezen már nem lehet változtatni. Ha az volt a szokás, hogy a beérkező és a kimenő iratokat a határozatokkal együtt lajstromozzák, néhány évig azonban mégis külön kezelték és a határozatoktól elkülönítve lajstromozták őket, akkor ezen már nem lehet változtatni. Ilyenkor a levéltáros számára nem marad más hátra, mint az, hogy a leltárban, ott, ahol a másutt őrzött vagy lajstromozott iratok helye lenne, felhívja a figyelmet azok hiányára és adja meg lelőhelyüket. Fordított esetben is – vagyis olyankor, amikor a levéltáros veszi magának a bátorságot, hogy bizonyos tekintetben eltérjen a régi rendtől –, utalni kell erre a leltárban vagy a leltár bevezetőjében, és meg is kell indokolni ezt a lépést. Előfordulhat ugyanis, hogy a fond egy egészen más részében vagy egy tanulmányban, amelyet akkor írtak, amikor a levéltáros még nem végezte el az átalakítást, hivatkoznak arra a helyre, ahol az adott iratot korábban tévesen őrizték. Ha később is hasznát akarjuk venni ennek a hivatkozásnak, tudnunk kell, hogy jelenleg hol található az irat. Általában is ajánlatos egyébként, hogy megindokoljunk minden általunk végrehajtott módosítást, hiszen semmit sem tudunk módosítani anélkül, hogy döntésünket meg ne indokolnánk saját magunknak. Miért ne tennénk hát meg ezt a szívességet másoknak is? 19. §A fond rendezése során a történeti kutatás érdekeit csak másodsorban kell figyelembe venni Rövidebben, bár talán valamivel kevésbé világosan is megfogalmazhatnánk ezt a szabályt a német tudósok példáját követve: az archiválás követelményei elsőbbséget élveznek a régiségtan követelményeivel szemben. Ne bontsuk tehát meg az egyazon hivatalhoz beérkezett, a legkülönfélébb ügyekre vonatkozó levelekből álló sorozatot azért, hogy egy meghatározott témakörrel foglalkozó iratcsomót hozzunk létre belőle. Még kevésbé emeljük ki különböző sorozatokból az ugyanarra a tárgyra vonatkozó iratokat azért, hogy önálló tételt állítsunk össze belőlük úgy, ahogyan ez valaha történt a Állami Levéltárban az egyik tétel – Északi-sarki utazások iratai – kialakítása alkalmával. Még akkor 109
