Muller, Samuel - Feith, Johann Adrian - Fruin, Robert: A levéltári rendszerezés és iratleírás kézikönyve (Budapest, 2019)
S. MULLER, J. A. FEITH, R. FRUIN: A levéltári rendszerezés és iratleírás kézikönyve - II. fejezet. A levéltári iratok rendszerezése [Lásd a IV. fejezetben írottakat is!]
17. §Egy fond rendezése során ezért mindenekelőtt amennyire csak lehetséges, helyre kell állítani az eredeti rendet. Csak ezután lehet megítélni, hogy vajon célszerű-e és milyen mértékben célszerű, eltérni ettől a rendtől Ez a szabály nem a fond egykori szerkezetének szolgai elfogadásán alapszik. Nem azért írja elő, hogy állítsuk helyre a régi rendet, mintha az biztosan nem lenne már tovább tökéletesíthető, hanem éppen ellenkezőleg, azért teszi ezt, mert feltételezi, hogy lehet ok a régi rendtől való eltérésre. Az előző paragrafusban kimondott elvvel egybehangzóan inkább azt állítja előtérbe, hogy a régi rendet általában az egykori szervezet igényeinek megfelelően és azzal szoros összefüggésben alakították ki. Ha meg akarjuk ismerni az egykori szervezetet – és vajon hogyan tudnánk leírni egy fondot, ha nem ismernénk annak a szervnek a működését, amelynek az adott fond a létrejöttét köszönheti? –, akkor először is tanulmányoznunk kell a fond felépítését, azt, hogy hogyan keletkezett és hogyan alakult át abban az időben, amikor még élő szervezet volt. Fontos tehát hogy ezen a ponton megválaszoljuk a kérdést: vajon az egykori rend megismeréséhez szükség van-e annak helyreállítására? Csakugyan nagyon is valószínűnek tűnik, hogy néhány sorozat és lajstrom alapján legalább nagy vonalakban meg lehet határozni a fond egykori felépítését, és annak megfelelően el lehet dönteni, hogy milyen mértékben célszerű ragaszkodni hozzá vagy eltérni tőle. Olykor ez valóban egyáltalán semmiféle bajt nem fog okozni, de ezt sosem tudhatjuk előre. Ami kezdetben úgy tűnik, mintha egy hiba lenne a fond eredeti felépítésében, arról később kiderülhet, hogy a hivatal egykori szervezetének valamely sajátosságából következik. Ami egy felületes áttekintés során megoldatlan maradt, az a később szerzett ismeretek fényében teljes mértékben világossá válhat és észszerűnek tűnhet. Előfordulhat az is, hogy csak akkor jutunk erre a felismerésre, amikor már leromboltuk az egykori rendet, és nagyon sok fáradságba kerül vagy éppen lehetetlen azt helyreállítani. Ezért bölcsebb dolog először helyreállítani az egykori rendet a maga teljességében, vagyis amennyire ezt a megmaradt nyomok lehetővé teszik, azután pedig, ha szükséges, hozzálátni a javításhoz, vagy az egykori rendből következő alapelvet alkalmazni azokra a levéltári egységekre is, amelyekben ezt a rendet ésszerűtlenül megbontották. Óva intünk azonban mindenkit attól, hogy elégtelen adatok alapján alkosson képet a fond eredeti felépítéséről és ilyen adatok alapján építse tovább vagy változtassa meg azt. Mert, aki így jár el, túlságosan is könnyen veszi a feladatát, és teljesen hamis kép alakul ki előtte azáltal, hogy figyelmen kívül hagy bizonyos adatokat. Kövessük inkább annak a tanárnak a példáját, aki megengedte tanítványainak, hogy az egy határozatlan nével ő és az enyém , stb. személyes névmás után elhagyják a szavak végér ől a nőnemet jelző e bet űt, de mindezt csak akkor, amikor már felsőbb osztályba jártak. A mi esetünkben is így van ez: minél több levéltárat rendeztünk már, annál több sza-106
