Muller, Samuel - Feith, Johann Adrian - Fruin, Robert: A levéltári rendszerezés és iratleírás kézikönyve (Budapest, 2019)
S. MULLER, J. A. FEITH, R. FRUIN: A levéltári rendszerezés és iratleírás kézikönyve - II. fejezet. A levéltári iratok rendszerezése [Lásd a IV. fejezetben írottakat is!]
Amikor a tételt megvitatta a Levéltárosok Egyesülete, nézetkülönbség merült fel. Vajon helyes lenne-e – kérdezte valaki –, ha egy fond rendezését az adott fond olykor hibás, régi szerkezetétől tennénk függővé, különösen akkor, ha a kevésbé tapasztalt ügyintézők olyan szerkezetet hoztak létre, amely nem felelt meg a hivatal szervezetének? Vajon nem lenne-e helyesebb a levéltár rendezését magának a hivatalnak a szerkezetéhez igazítani, hiszen mégis csak ez szolgált a fond létrehozásának vezérfonalául? A válasz ez volt: Ne a hivatal, hanem a fond szerkezete legyen a dönt ő. Aligha feltételezhető ugyanis, hogy akár a legtapasztalatlanabb írnok is olyan rendszert hozott volna létre, amely fő vonalaiban ellentétben állt a hivatal felépítésével, az pedig egyszerűen kizárt, hogy egy idő után továbbra is együtt kezelték volna a hivatal különböző önálló szervezeti egységeihez beérkezett iratokat. De még ha ez, ne adj’ Isten, be is következett volna, akkor is ennek az elrendezésnek kell meghatároznia az új rendet. Hiszen nem az a dolgunk, hogy elméleti úton hozzunk létre a fondban egy olyan szerkezetet, amely megfelel az egykori hivatali szervezetnek. Ez a hivatali szervezet ugyanis viszonylag lényegtelen számunkra, és tulajdonképpen, hacsak nem kényszerültünk volna rá, talán soha nem jutottunk volna arra a gondolatra, hogy vezérfonalként használjuk fondunk szerkezetének kialakítása során. Erre éppen a fond szerkezete kényszerít bennünket, amelyet egykor fő vonalakban az a tény szabott meg, hogy az összetartozó iratokat kötetekben, összefűzött iratcsomókban és dossziékban egyesítették, és ennek, akár tetszik nekünk, akár nem, alá kell vetnünk magunkat. Ez után a magyarázat után a gyűlés elfogadta a javaslatot. Elégedetten állapíthatjuk meg, hogy a fentebb vázolt rendezési szisztémát, amelyet tapasztalati úton az egyetlen helyes és az egyetlen lehetséges módszernek találtunk, a mi véleményünktől teljesen függetlenül ajánlják hazánk határain belül és kívül élő szakmabeliek, akiknek véleménye sokat jelent számunkra. Az utrechti tartományi levéltárnok, dr. Vermeulen már 1875-ben kijelentette, hogy egy levéltár lajstromában megjelenhet és jelenjen is meg az egykori hivatalok felépítésének vázlata. A kölni városi levéltárnok, dr. Hansen nemrégiben ezt írta: Auch beim Kölner Archiv ist meines Erachtens der einzige Weg zur Begrün dung einer für alle Zukunft ausreichenden Ordnung die Befolgung eines Grundsatzes, der jetzt wohl in der Mehrzahl der grösseren Archive Deutschlands Annahme gefunden hat, die Anwendung eines formalen Eintheilungsprincips, die möglichts vollständige Wiederherstellung der Registraturen der alten Behörden.* Clemente Lupi pisai városi levéltárnok pedig már 1875-ben helyeslőleg idézte Leopoldo Galeotti -nak, az Olasz Koronauradalom Levéltára igazgatójának egy megállapítását: 103 *Véleményem szerint egy olyan rendszer létrehozására, amely ett ől kezdve a jövőben bármikor megfelelően alkalmazható a kölni levéltár esetében is, annak az alapelvnek a követése az egyetlen út, amelyet mára Németország legtöbb nagyobb levéltárában elfogadtak, ez pedig egy formális rendezési elv bevezetése, ami nem egyéb, mint az egykori hivatalok regisztratúrájának lehetőség szerint teljes helyreállítása.
