Káposztás István: Új Magyar Központi Levéltár Közleményei III. (Budapest, 1988)
II. Igazgatástörténet, fondismertetés, tanulmányok
rattári tételszámot a lajstromba (iktatókönyv) bejegyzi. Az irattárban az iratokat az irattári tervnek megfelelő irattári tételszám szerint csoporto sítva , a főlajstromszám (iktatószám) sorrendjében kell elhelyezni." A gondos szabályozás ellenére is maradt probléma az irattározás területén. A kisebbik hiányosság az volt, hogy első formájában az irattári tervben a tételek kialakítása, az iratok őrzési idejének és levéltári értékének megállapítása számos esetben rosszul sikerült. A nagyobb problémát jelentette, hogy nem sikerült elérni az utasítás következetes végrehajtását. Több osztályon, főosztályon elmaradt a tételszámok pontos feltűntetése az iratokon és a segédleteken, és nem volt tételek szerinti irattározás sem. A hiányosságokon a jogszabály módosításával kellett volna javítani, mint ahogyan ezt a legtöbb tárca a 70-es évek közepére megtette. Az IM azonban sokáig késlekedett a szabályzat módosításával. Az IM iratkezelésének újabb rendezésére 10 év múlva, 1981-ben került sor, a 109/1981. IM sz. utasítással. A minisztérium iratkezelése teljes folyamatának (nyilvántartás, irattározás, selejtezés) szabályozására, vagyis egy egységes iratkezelési szabályzat kiadására azonban most sem került sor . Ez az utasítás is csak "az igazságügyi szervek iratainak irattári kezeléséról és selejtezéséről" szól. Az iratkezelés megelőző fázisait, mozzanatait (iratérkeztetés, iktatás, mutatózás, írásbeli ügyintézés, stb.) korábbi érvényben hagyott utasítás (121/1957. IM sz. ut.) szabályozta, meghagyva a főlajstromszámos nyilvántartási rendszert. A szabályozás most kiterjedt a legtöbb igazságügyi szervre, azonban most már külön szabályok rendelkeznek a Legfelsőbb Bíróság, a minisztérium Katonai Főosztálya, a katonai bíróságok, az ügyvédi szervek és a Magyar Jogász Szövetség iratainak irattári kezeléséről és selejtezéséről. A minisztériumi minta alapján saját iratkezelési szabályzat kiadásának lehetőségével e szervek az önállósulás ellenére sem élnek, így a kettős szabályozás valamennyi igazságügyi szervnél végig kísért. Bizonyos vonatkozásban, ráadásul, az új szabályozás visszalépést is jelentett: eltörölte a tételszámok alkalmazását . Nem utasította el az irattári terv készítését - nem is teheti, hiszen azt kormányrendelet írja elő hanem csupán a tételszámok alkalmazását. Helyére az őrzési időre utaló betűjel kerül, melyet nem az ügyintéző, hanem a kezelőiroda vezetője állapít meg utólag! "A kezelőiroda vezetője az ügyirat irattárba helyezésekor köteles azon bélyegzővel feltüntetni az őrzési, selejtezési, illetve a levéltári átadásra vonatkozó betűjelet (a továbbiakban: selejtezési jel), ... Az említett időpontokat az utasítás I.-V. alatti mellékletének selejtezési jelei alapján kell meghatározni." Ez az utasítás tehát elsősorban a levéltári anyag leválasztását lehetővé tevő őrzési idő feltüntetésére fordítja a figyelmet és nem az iratok - kutatási érdekeket is szolgáló - tárgyi csoportosítására. Más kérdés, hogy a gyakorlatban több osztályon, a számukra megadott lajstromszámkontingensen belül, az egyes ügycsoportok számára kisebb keretszámot is megállapítottak, s annak megfelelően az iratok tárgyi csoportosítását is elvégzik. Befejezésül a következőkben összegezhetnénk az IM 1945-1985 közti négy évtizedére vonatkozó fejtegetésünket: Az 1945-1950 közti iratkezelés elmélete és gyakorlata mind az ügyviteli, mind a levéltári érdekeket jól szolgálta. (Bár az iratok tárgyi csoportosítása ekkor még nem tartotta szem előtt a levéltár szempontjait, bizonyos mértékig természetesen szándéka ellenére, szolgálta azt is.) Az 50-es
