Káposztás István: Új Magyar Központi Levéltár Közleményei III. (Budapest, 1988)

II. Igazgatástörténet, fondismertetés, tanulmányok

tői 999-ig terjedő számokat kapták. A csoportszám kettő, három (vagy tovább bontva) négy és ötjegyű volt, attól függően, hogy kisebb vagy nagyobb tárgyi egységet jelölt. A minisztérium által használt Összes csoportszámot felölelő ún. iratkezelési tervet évenként módosítani kellett a ténylegesen létező ügyköröknek megfelelően. Az egyes iratok ügyszámát a csoportszám és az egyes ügyiratok sorszáma képezte. Az azonos ügyben érkezett utóiratokat az alszámokkal különböztették meg. A nyilvántartást segédkönyvek helyett itt is kartonlapokon, ún. nyilvántartólapokon decentralizáltan, a főosztályokon vezették, és az irattározás is főosztályonként, évrendben, csoportszámokkal jelölt tárgyi egységenként tagolva történt, a csoportszámokon belül pedig az iratok, a sorszámok rendjében követték egymást. A főosztályok 2-3 év eltelte után adták át az iratokat a központi irattárnak. A csoportszámos iratkezelés alól a Törvényelőkészítő Osztály kezdettől, a Bírósági Főosztály pedig 1954től vonta ki magát. 1953-től a Bírósági Főosztályon és a Bejelentések Irodáján, 1955-től az Ügyvédi Osztályon, 1957. január 1-től pedig az egész minisztériumban (egészen 1971-ig) az ún. lajstromos iratkezelési rendszerben folyt az iratok nyilvántartása. Az egyes ügyiratok kezdő iratai évenként 1-gyel kezdve folyamatosan sorszámot, ún. lajstromszámot kaptak, az azonos ügyben érkezett utóiratok pedig a sorszámok alszámait. (Ez tehát a sorszámos-alszámos iktatás azon változata, amelyben az alszámok száma nem korlátozott.) Ha egy ügy több éven át tartott, mindegyik év első irata új lajstromszámot kapott, melyhez csatolni kellett az előző évben vagy években keletkezett előiratokat. A nyilvántartás és irattározás továbbra is decentralizáltan történt, a segédletek (lajstromkönyvek, mutatókönyvek) azonban már ismét könyvformátumuak lettek. 1958-tól az egyes főosztályok az iratok iktatásához keretszámokat kaptak (pl. a Bírósági Főosztály 1958-tól 20001-gyel, 1964-től 30001gyel kezdte lajstromszámait.) Megjegyezzük, hogy az ügyvédi Osztály 1955tól, a Felügyeleti Főosztály 1958-tól egy-egy lajstromszámból képezett gyűjtőszám segítségével - bizonyos, gyakrabban előforduló ügytípusok esetében a tárgyi csoportosítást is megvalósította! A Titkárság (1951-1956), illetve Elnöki Osztály (1957-1966) külön sorozata inak (pl. miniszteri, kollégiumi iratok) nyilvántartása egyszerű sorszámozáss

al folyt. (Olykor néhány betűjelet is alkalmaztak az iratcsoportok megkülönböztetésére.) Iktató- és mutatókönyv ezekhez az iratokhoz nem maradt fenn, míg a többi iratok az eredeti irattári segédletekkel is kutathatók. Az IM iratkezelésében 1971-ben következett be ismételten alapvető vál tozás . A 30/1969. (IX. 2.) Korm. sz. rendelet végrehajtásaként kiadták a 108/1971. (IK 8.) IM sz. utasítást, mely azonban nem az iratkezelés teljes folyamatát szabályozta, csupán "az igazságügyi szervek iratainak irattári kezeléséről és selejtezéséről

" szólt. Az utasítás tehát továbbra is meghagyva a jól bevált főlajstromszámos nyilvántartást (116/1963. IM sz. ut.-sal módosított 127/1957. IM sz. utasítás), az irattározásnál és selejtezésnél érvényesítette a kormányrendelet előírásait. Ennek megfelelően a szabályzat előírta: "Az ügy iratborítékán (iratain) a befejezést követően az irodai ügyintéző feltűnteti az irattári tervnek megfelelő irattári tételszámot

. ... Az irattári tételszámokat magában foglaló irattári tervet az utasítás melléklete tartalmazza. ... A kezelőiroda vezetője az irattári tervnek megfelelő i-