Káposztás István: Új Magyar Központi Levéltár Közleményei III. (Budapest, 1988)

I. Levéltári kérdések

felelős felsőbb szintű vezető a legritkább esetben próbálkozik a vezérigazgató titkárságának ellenőrzésével, és főként ritkán kockáztat meg elmarasztaló véleményt. Ellenőrzéseink során gyakran mi is tapasztaltuk, hogy az iratkezelés felelőse bennünket sem szívesen kalauzolt a vállalati hierarchiában felette álló feletteséhez. Tapasztalatunk ezen a téren eléggé lesújtó. Feltehetően a vállalat működését befolyásoló fontos döntések itt, a vezérigazgató titkárságán csapódnak le, s gyakran ezek az iratok a legveszélyeztetettebbek. Előfordult, hogy az egyik vezető fegyelmivel büntette beosztottját iratkezelési szabálytalanság miatt, ugyanakkor teljesen természetesnek találta, hogy a feleslegesnek minősített iratait papírkosárba dobálja. Ez sajnos még az államigazgatás felsőbb területein sem ritka. Az iratkezelési szabályzatok egy része a szabályozatban fel is menti az igazgatót és helyetteseit a központi irattárnak történő iratátadási kötelezettség alól. Az indok, mint a közelmúltban készült Paksi Atomerőmű Szabályzatánál is az, hogy az ügyek rendkívül hosszú ideig élnek. Ez az érvelés természetesen respektálandó, a szomorú tapasztalat azonban sajnos az, hogy miután az igazgatói titkárság irattárnak használt faliszekrényei beteltek, a már kevésbé élő ügyek is eltűnnek. Az általunk átvett anyagnak csak egy kis hányadában található vezetői irat, s a lehető legritkább esetben találkozunk a vezetői iratokat tartalmazó selejtezési jegyzőkönyvvel. A helyzet fonákja, hogy amíg a sokkal jelentéktelenebb főosztályi iratokról többszörös kimutatás készül, adott esetben egy köszönőlevelet is érkeztetnek, iktatnak, addig a vállalat működésére kiható vezetői iratokat, pl. vezérigazgatói ülések jegyzőkönyveit, egyes helyeken nem is iktatják. A legtöbb vállalatnál problematikus az ún. "belső keletkezésű" iratok kezelése, mint pl. a mérlegbeszámolók, költségvetések vagy vállalati tanácsi értekezletek jegyzőkönyvei stb. Ezen iratokat az esetek jelentős részében nem iktatják, bár általában 5-10 évig őrzik, s ezt követően sajnos "nyoma nincs" alapon illegális úton megsemmisítik. így fordulhatott elő, hogy pl. a MALÉV 1980-ig - az akkori illetékes felsőbb szintű vezető utasítására - a "bürokrácia elleni harc" jegyében teljes irattárát elégette, így könnyítve meg az új székházba való költözését. Ezzel elpusztította a magyar légiközlekedés felszabadulás utáni történetének legfontosabb dokumentumait. Az eset nem egyedülálló, a szintén nagyon jelentós Videoton sem tud számot aöni az öt évnél korábbi mérlegeiről, költségvetéseiről annak ellenére, hogy a mérlegek, költségvetések őrzési idejét külön PM rendelet, a 4/1982. (II. 3.) szabályozta, mely szerint ezen iratféleségek - amennyiben az irattári terv másként nem rendelkezik - tíz év után selejtezhetők. Nem volt szerencsés a rendelet megfogalmazása, mivel a vállalati illetékesek egy része a PM rendeletet félreértelmezve, azt magasabb szintűnek tartotta, mint a belső szabályzatként kiadott irattári tervet, nyugodtan kiselejtezte a mérlegeit. Sajnálatos módon a helyzet e vonatkozásban a közelmúltban még tovább romlott. A 60/1987. (XII. 7.) PM sz. rendelet (MK. 52.) 14. §-a szerint az évzáró mérlegbeszámolót 10 évig kell őrizni. Ez az új rendelet határozott visszalépést jelent a korábban már kifogásolt 1982. évihez képest is.