Káposztás István: Új Magyar Központi Levéltár Közleményei III. (Budapest, 1988)

I. Levéltári kérdések

Feltétlenül szükségesnek tartanánk a szaktárcákat tájékoztatni az általunk történeti értékűnek minősített legfontosabb iratokról, ezzel kivédhető lenne, hogy saját rendeleteikkel félreérthető helyzetet teremtsenek. A dolog veszélyét bizonyítja, hogy többek között az ország legnagyobb vállalatának, a MÁV-nak az 1972-ben kiadott irattári tervében is 15 év után selejtezhető tételként szerepeltek a mérlegek. Nehezen érhető el, hogy az irattározásra átadott iratra az illetékes ügyintéző rávezesse az irattári tételszámot,mint az irat további sorsát meghatározó jelet. A gyakorlat az, hogy az osztály-adminisztrátor, aki általában az iratkezelés teendőit is ellátja - amennyiben tételszám szerint irattároznak - utólag végzi el a besorolást. Ennek veszélyeit nem kell bizonygatnom, hiszen számtalan esetben, mint az utólag kiderül, innen ered a téves tételszám. Egy osztály-iratkezelő, legyen bármilyen értelmes is, nem tudhatja egy sokféle tevékenységet végző szervezeti egység összes ügyét, a csak néhány ügyfajtával foglalkozó előadóhoz hasonló színvonalon megítélni. Ez az a pont, ahol már megbukhat a tételszám szerinti irattározás. A korábbiakban már utaltam az íróasztal mellett készített "elméletileg megalapozott" irattári tervek csapdáira. Jó példája ennek a Mecseki Szénbányák Vállalat irattári terve, ahol a valóságban keletkező tételek és a tervben szereplők messze elkerülik egymást. Hasonlókat tapasztalunk a Videotonnál és a Paksi Atomerőműnél is. Mivel ezen irattári tervek az illetékes szakosztályok közreműködése nélkül készültek, nem a tényleges állapotot tükrözik, s így nem is alkalmazhatók kielégítően. Az ügyintéző elbizonytalanodik, ha témájára illő tételszámot nem talál, és ilyenkor jelentenek mentőövet azok a legtöbb irattári tervben előforduló tételek, mint külső és belső, vagy vegyes levelezés, vagy rafináltabban megfogalmazva külső-belső információcsere. Ezekbe a tételekbe gyakorlatilag minden belefér, csak ezáltal az irattári terv veszíti el eredeti értelmét. Az irattári terv szerinti selejtezést a vállalatok jelentős részénél a fentebb említettek miatt nem lehet megoldani, mivel az iratokat nem tételszám szerint rakták le. Marad tehát a tételes felülvizsgálat. Ebben vannak szélsőséges példák pl. a Győr-Sopron-Ebenfurti Vasút Rt., a Volán Tröszt iratait jogutódként kezelő Volán Vállalatok Központja, ahol darabonként selejtezik a nyílt iratokat is, s erről darabszintű jegyzéket készítenek. Hasonlókat fontolgat a Hajdúsági Iparművek is, ahol közel 40 év anyaga halmozódott fel, s éppen ezért a dolog kivihetetlennek látszik. A vállalatok egy másik ún. "rugalmas" része ezt a dilemmát úgy hidalja át, hogy az irattári tervből íróasztalnál kimásolja a selejtezhető tételeket. Ezek a formailag kifogástalan jegyzőkönyvek persze csak arra utalnak, hogy az iratkezelés rendjéért felelős felsőbb vezető tudja és igyekszik betartani a játékszabályokat. Már ez is méltányolandó, mivel időnként az is előfordul, hogy a tételszámokat ötletszerűen írják a jegyzőkönyvbe, elfeledkezve arról, hogy a terv egy példányát mi is őrizzük. Az osztályunkra érkező évi 200-250 db selejtezési jegyzőkönyvnek kb. a felét tudjuk helyszíni ellenőrzés alapján elbírálni. A többieknél marad az irattári terv, ami a fentiek szerint korántsem jelent biztos garanciát. A helyszíni ellenőrzéseknél, helyszűke miatt, a selejtezésre előkészített anyag annyira össze van zsúfolva, hogy a szúrópróba szerinti ellenőrzés is csak formális lehet. Egyébként sincs garancia arra, hogy az általunk helyszíni ellenőrzés során jóváhagyott jegyzőkönyv alapján valóban csak azok