Káposztás István: Új Magyar Központi Levéltár Közleményei III. (Budapest, 1988)

I. Levéltári kérdések

kiküszöbölését feltételezi. Az új szabályzat azonban nem minden esetben jelent átütő javulást az adott vállalat iratkezelésében. A szabályzatok egy része íróasztal mellett készített szabályzat, melyeknél a levéltári tvr és az illetékes tárcák előírásait - az ipari minisztériumi vállalatok esetén a minisztérium által 1985-ben kiadott minta-iratkezelési szabályzatot formálisan alkalmazták, de figyelmen kívül hagyták a helyi sajátosságokat. Ezen szabályzatokat általában mind a levéltár, mind a minisztérium pozitívan véleményezi, illetve jóváhagyja. Az csak a későbbiek során derül ki, hogy a szabályzat nem, vagy csak részben alkalmazható, illetve alkalmazható lenne, de ennek bevezetéséhez a szükséges előkészületeket nem tették meg, s így az illetékes iratkezelők nem is ismerik, esetleg hallottak róla, s mindenki a régi, jól bevált saját szisztémája szerint dolgozik. A kisebb problémát általában a szabályzatok első, az ún. szabályzati rész okozza. Mint már említettem, a legtöbb vállalatnál decentralizált iratkezelés folyik, s az osztálykezelők érettségivel vagy anélkül pár órás konzultáción könnyen elsajátítják a leggyakraban alkalmazott sorszámos iktatás fortélyait. Időnként ez a sajnált pár óra megbuktathatja a legjobban kidolgozott rendszert is. A vállalati iratkezelők egy része ma is a külön ki- és bejövő iktatás mellett kardoskodik, bár ezt a szabályzatok általában tiltják. Ervelésük, a könnyebb visszakereshetőség nem igen állja meg a helyét még akkor sem, ha az iratkezelő emlékezetén kívül külön segédletek, név- és tárgymutató is segítik az iratok tényleges megtalálását. Külön gond, hogy az ilymódon külön iktatott ügyek az irattározás során sem kerülnek össze még akkor sem, ha tételszám szerint irattároznak, mert nem egy esetben a ki- és bejövő iratoknak külön tételszám sorozatokat alakítanak ki. így aztán az is előfordulhat, hogy egy adott tárgyban beérkező levél és a válaszlevél más tételszámot kap, holott az iratok összetartozása vitathatatlan. Azokon a helyeken, ahol az irattározás során a külön iktatott, de összetartozó iratokat összekapcsolják, ott a külön iktatást nem szoktuk nehezményezni. A másik gyakran előforduló probléma az iktatókönyv hiányos vezetése. A "kezelési feljegyzések" és az "irattárba került" rovatokat gyakran nem töltik ki. Ennek hiányában az irat útja követhetetlenné válik. Nagyon sok helyen még ma sem érzékelik annak fontosságát, hogy az előadó által elintézett, irattározásra leadott iratot az iktatókönyvből kivezessék. Az irathiány azonban már nem kérhető számon, mivel az előadó és az iratkezelő saját emlékezetükre hivatkozva egymásra mutogatnak. A vállalatok zöme nem ismeri a belső "iratfuttatás" módját, a szabályzatok 90%-ában a belső irattovábbítás nem szerepel. így legtöbbször azt a nem olcsó megoldást választják, hogy az ügyben érintett valamennyi szervezeti egység részére gyorsmásolatot készítenek. A költségkímélőbb vállalatok az eredeti iratot adják tovább, ez esetben azonban az a gyakorlat, hogy az iratot valamennyi érintett szervezeti egység beiktatja, s olykor egy-egy ilyen aktán 5-6 iktatószám is előfordul. Az ilyen iratok irattárba kerülése ellenőrizhetetlen, esetleges. Külön gondot jelent a vezetői iratok sorsa. A jogszabályok természetesen nem tesznek különbséget a vezetői és az egyéb iratok között. A valóságban azonban az iratkezelési szabályzat hatályát általában a vezérigazgatóra és helyetteseire nem terjesztik ki. Az iratkezelés rendjéért