Káposztás István: Új Magyar Központi Levéltár Közleményei III. (Budapest, 1988)

I. Levéltári kérdések

értékűnek minősített irat ügyviteli értékét már elveszítette. A gond már az alapkérdésnél jelentkezik, hogy mi a történeti értékű irat?! Az illetékesek többsége, miután pozíciója erre kényszeríti, tájékozódik az iratkezelést érintő jogszabályokban. Mindezek ellenére többségük nem igazán érzékeli, hogy mit is értenek (értünk) a történeti értékű irat fogalmán. Nincsenek tisztában a levéltár igazi funkciójával, s saját irataik jelentőségével. Még a nyolcvanas években is hallunk olyan véleményeket, amiből az derül ki, hogy az illetékes vezető elsősorban a kuriózumokat gondolja a levéltár számára érdekesnek. Ezek a "nálunk kérem nincs a levéltár számára értékes irat, ilyen nem is keletkezik, illetve érdekes lehet talán az a néhány irat, ami X vagy Y látogatásával kapcsolatban képződött" álláspontok több variációban, több vállalatnál tartották magukat még az irattári tervek kötelezővé tételét követő 8-10 évben is. A vállalatok egy része nem érzékelte, s ma sem érzékeli egészen - és ez nem független a korábbi centralizált gazdaságirányítási rendszertől -, hogy önálló története van, múltja, jelene és talán jövője is, s ezek a vállalati résztörténetek a magyar gazdaság és társadalomtörténetnek alkotóelemei alátámasztják, vagy megkérdőjelezik az egész, vagy a rész hitelességét. A vállalati önállóság növekedésével, az új vállalati irányítási formák bevezetésével feltehetően ezen a területen is nő a felelősség és a vállalattal való azonosulási készség. Jelenleg - minden korábbi erőfeszítésünk ellenére - a vállalatoknál az irat értékét szinte kizárólagosan az ügyviteli érték határozza meg. Ez többnyire szerencsére nem azt jelenti, hogy az ügyviteli értéket veszített történeti értékű iratot megsemmisítik, ilyen csak elvétve fordul elő, hanem azt, hogy így, vagy úgy megőrzik a számukra már "fölösleges" iratot, mert a levéltár igényt tart rá és a jogszabályok előírják. Mint a fentiekből is kiderül, véleményem szerint a rendelkezésre álló jogszabályok a tárcák által kiadott utasítások, körlevelek, minta iratkezelési szabályzatokból tájékozódó illetékes vezetők többsége az alapos tájékozódás után sem fogalmazza meg önmagában, hogy melyek is az ő területén a történeti értékű iratok, s ez feltehetően nem csak az ő hibája. Mi is tehát a történeti értékű irat? Ha optimisták vagyunk, akkor az, amit az érvényes jogszabályok figylernbevételével elkészített, a levéltár és a főhatóság pozitívan véleményezett és jóváhagyott irattári terv annak minősít. (A főhatósági jóváhagyásra már csak államigazgatási irányítás alatt álló vállalatok kötelezettek.) Sajnos a dolog nem ilyen egyszerű, bár örömmel állapíthatjuk meg, hogy ma már szinte minden vállalatnak van szabályosan kiadott iratkezelési szabályzata. Megelégedettek azonban korántsem lehetünk, mivel a szabályzatok egy része, kb. 20%-a még a hetvenes évekből való, 10 évnél idősebb, a fennmaradó 80%-nak 7 évnél nem régebbi, s ezen belül 30%-nak 2 éven belül készült szabályzata van. A fentiekből természetesen nem azt a következtetést kívánom levonni, hogy a 10 évnél régebbi szabályzatok feltétlenül rosszak, s az utóbbi években készültek pedig feltétlenül jók.. Kétségtelen azonban, hogy összevetve ugyanazon vállalat első, második s esetleg harmadik iratkezelési szabályzatát, a pozitív változás szinte minden esetben lemérhető. Már csak azért is, mert egy új szabályzat elkészítése optimális esetben a korábbi tanulságok levonását, a gyakorlattal való szembesítést a korábbi egyértelmű hibák