Káposztás István: Új Magyar Központi Levéltár Közleményei II. (Budapest, 1985)

I. Levéltári kérdések

- a fondindexe, új indexét új fondja szerint kapja - a blokkcíme fondcím lesz - fondcíme blokkcím lesz Ha a fizikai blokk áthelyezését elvégeztük, a kártyáit besoroljuk az „A" kártya csoportba. Ha a különböző kártyacsoportokban lévő kártyákkal elvégeztük az előírt műveleteket, minden kártyát az „A" kártyacsoportba soroltunk. b. Műveletek az „A-E, B" kártyákkal Az „A-E" kártyák a saját gyűjtőkörbe tartozó álfondok címző-címzett blokkjainak kártyái. A „B" kártya címe szerinti fizikai fondból kiemeljük a blokkot, és mint „saját gyűjtőkörbe tartozó álfond" címző-címzett blokkjaként fogjuk szerepeltetni. Az áthelyezésre kerülő fizikai blokk új fondot állít elő, ennek megfelelően - az új (ál)fondot nyilvántartásba kell venni - a fizikai blokk címzését az „A-E" kártya szabja meg - az „A-E", „B" kártyákon javítani kell a fond indexet A blokk kártyákat a helyükre soroljuk. c. Műveletek az „A-G, B" kártyákkal Ezekkel a kártyákkal is álfondot képzünk, de ezek olyan fondoknak a kártyái lesznek, melyek nem a saját, hanem más levéltárak gyűjtőkörébe tartoznak, de itt, most a saját gyűjtőkörbe tartozó címzett-címző blokkjaiból állítjuk elő. A fizikai blokkokat a „B" kártyák szerint kiemeljük és új (ál)fondként szerepeltetjük. A fizikai blokkok új címzésüket az „A-G" kártyák szerint kapják. Az új fondot nyilvántartásba vesszük, elkészítjük nyilvántartó kártyáikat és megkapjuk nyilvántartási indexüket. A fizikai blokkot mint új fondot soroljuk be indexe szerinti pozíciójába. A blokk kártyákat a helyükre soroljuk. Ha a „transzfer blokkok" csoportjában lévő kártyákat „felszámoltuk", akkor az összes áthelyezésre kijelölt fizikai blokkokat új pozíciójukba helyeztük, és előállítottuk a fizikai álfondokat is. Áttérhetünk a következő műveletekre, a redundancia megszüntetésére. B. Műveletek a „Redundáns blokkok" kártyacsoportjával Ebben a kártyacsoportban a pandan blokkok kártyái vannak és a fizikai fondok blokk redundanciáját mutatják ki. Mivel a két blokkban elméletileg ismétlődő iratok vannak, az egyik blokk iratai nyilvánvalóan redundáns iratok, melyek mint feleslegesek szelektálhatok. Ebben a kártyacsoportban az „A" és a „B" kártyák szerepelnek. - az „A" kártyák mint egy fizikai fond címző-címzett blokk kártyái - a „B" kártyák mint egy másik fizikai fond címzett-címző blokk kártyái Az eljárás a következő: - Minden fizikai fondból kiemeljük a kártyák szerinti blokkokat. - A két blokk iratait összehasonlítjuk. Ugyanis feltételezzük, hogy bár mindkét blokkban archív értékű iratok vannak, de a bimorfok különböző tagjait minősíthették értéknek. Mivel az iratok mindkét blokkban dátumuk szerint vannak rendezve, az összehasonlítás viszonylag egyszerű lesz. Az összehasonlítást az „A" kártyák szerinti blokkra alapozottan végezzük. - Ha a „B" kártya szerinti blokkban ugyanolyan irat (másolat) fordul elő, mint az „A" blokkban, akkor a két iratot kicseréljük, az eredeti iratát tartjuk meg, a „másolatot" selejtezzük.