Káposztás István: Új Magyar Központi Levéltár Közleményei II. (Budapest, 1985)

I. Levéltári kérdések

déssel kapcsolatban, mint pl.: a mágnesszalagok fizikai „tűrő- és állóképessége"; beruházásiés anyagköltségek. Ezeknél az ellenvetéseknél „egy álproblémával állunk szemben; az irattári ügykezelési eljárások intézéséhez szükséges idő, a jelenlegi adathordozók kényelmetlenségei mind meg fognak szűnni." A francia gyakorlat az igazgatás felső szervezeteinél (minisztériumok) kezdte a vizsgálatot, melyet bizonyos társadalmi szervezetek felé terjesztettek ki. Az eltérés, hogy Franciaországban szabványosított környezetet és körülményeket sikerült megteremteni több alkalmazási területen („egy problématípusra nézve csupán egyetlen számítógépes alkalmazás van kidolgozva országos szinten"). A viszonylagos helyzet felmérése két aspektusból történik, úgy mint: - összetettség (nyilvántartások száma, alkalmazott technikák típusa, információk gazdagsága) - volumen (állomány volumene, információáramlás volumene meghatározott időszakokon belül stb.) A nagy nyilvántartások vizsgálatának primátusát indokolja: 1. jelentősége 2. stabilitása 3. sorozat alkotó „képessége" 4. irattári ügykezelési mérete, terjedelme. A volumenek az alapinformáció volumenét jelentik, melyet két formában lehet megadni: a) állományban (pl. karakter mennyiség), amennyiben előirattározott sorozatról van szó; b) információáramlásban (pl.: karakter/év), ha a nyilvántartás évente egyszer kerül irattározásra. Az információs rendszerekben keletkezett és kibocsátásra kerülő adatok túl bőségesek, a szelektálást akkor kell elvégezni, amikor a rendszerek alkotói még rendelkezésre állnak. Ezt egy (GA-ra vonatkozó), az irattározási politika által meghatározott irattári tervnek kell kifejeznie. Racionális megfogalmazása az igényeknek, amikor a CESIA-tanulmány megállapítja, hogy minél több az adatgyűjtő és adatgyűjtés, a szolgáltatók szétszórt erőfeszítéseit annál inkább egy központi egységesítést lebonyolító és végrehajtó szervezetnek kell kezében tartania - ti. a levéltárnak -, noha ez a megőrzés (megóvás) nem szükségszerűen jelenti a fizikai megőrzést. A gyakorlat szerint az adatdokumentálás és a dokumentáció két együttest képez: 1. technikai dokumentáció (rögzítési séma, kód szótár, gép megértésére); 2. tartalmi dokumentáció (ember megértésére). ad 1. nem kielégítő, ezért irattározási folyamata nehézkes, pluszmunkát jelent a tartalomhoz való igazítás. Megoldás: egy-egy - több rendszerben használatos - program szótárának, vagy önálló adatszótárak létrehozása. Első megközelítésben a katalógusok felhasználói lesznek a - levéltárak, - kormányszervek, - (lakossági) ügyfélszolgálatok, - igazgatásstatisztikai szolgálatok. A katalógusok és a vonatkoztatott nyilvántartások között szoros összefüggés van, mivel a nyilvántartásokat nem lehet elkülöníteni az információs célú „alkalmazástól" mely alkal-