Káposztás István: Új Magyar Központi Levéltár Közleményei II. (Budapest, 1985)

I. Levéltári kérdések

mázasok egy olyan társadalmi-technikai szervezet keretébe illeszthetők be, amely igazgatási szerepet tolt be. A külső nyilvántartásokon belül előnyben kell részesíteni azokat, melyek 1. társadalmi-gazdasági valóság több oldalát világítják meg (ilyenek pl.: a biztosítási ügyek); 2. az igazgatási szervezet nagyobb számú alárendeltjeire vonatkoznak (pl.: lakosság csoportok); 3. időszakokat átfogó adatállományokat; 4. olyan azonosító adatokat (ismérveket), melyek nyilvántartások visszakeresési kompatibilitását teszik lehetővé (pl.: név, személyi szám, cím). Ezek a külső nyilvántartások tárgyuk szerint is különbözhetnek, éspedig: a) az igazgatási rendszer alárendeltjei közvetlen tevékenységét regisztráló nyilvántartások; b) közvetett megszerezhető statisztikai nyilvántartások. A belső nyilvántartások azok, melyek automatizálása az adminisztrációs, ügyviteli folyamatban leggyorsabban megvalósíthatók a velük foglalkozó munkaerő-költség (beleértve a kvalifikációt) és a hardware relatíve alacsony költsége miatt. Ezek a belső nyilvántartások - személyzeti, anyag, raktár stb. - kevesebb archiválásra érdemes információt tartalmaznak. Az elemzésből kiderült, hogy az adatoknak is van genealógiájuk, tehát „életmegnyilvánulásaik" is. Ennek legtipikusabb példája az aktualizálás időszakossága. Az adatgenerációk felhalmozásának is több alternatívája valósítható meg: 1. a folytatás nélküli vizsgálat, amely az adatok egy nemzedékét halmozza fel; 2. adatok utolsó állapotának rögzítése; 3. közbenső megoldások több-kevesebb adat-generáció őrzésére. A technikai megoldásoknak - azaz a fizikai szervezésnek - is több alternatívája lehetséges. a) nyilvántartás száma megegyezik az adatgenerációk számával (minden aktualizálást az újjászervezés követ, az adatok ugyanabban az ütemben élnek tovább); b) kumulatív nyilvántartás, melyben a régi adatok megmaradása mellett kerülnek be új adatok; c) a nyilvántartás több adat-generációt foglal magában; d) nyilvántartás az adatok utolsó állapotát tartalmazza, de ezt időszakonként archiválják. Az adatok azonban anyagi jelenségek, melyek több szakaszban - szakaszonként többkevesebb fázisban - alakulnak ki: - „nyers" adatok „megragadása"; - többszörös ellenőrzés; - üzembehelyezés, azaz: • új információt nem tartalmazó továbbképzett kódok beiktatása; • tevékenységhez kapcsolódó automatizált folyamatok beindítása (pl.: átutalások, vélemények); • adatbankok tárolását, táblázatok, grafikonok kiadását elősegítő felhalmozás. Az információk leírását is több szinten lehet megvalósítani: - logikai nyilvántartás (adat jelentése és élete); - kimunkálási folyamat és stádium meghatározás; - nyilvántartási rendszer megszervezése; - egyes nyilvántartások megszervezése.