Káposztás István: Új Magyar Központi Levéltár Közleményei II. (Budapest, 1985)

I. Levéltári kérdések

Számlálás pl: - Hány levéltári i. kategóriás szerv van? - Mely szervek tartoznak egy adott referenshez? - A referens az adott évben hány i. kategóriás szervet látogatott meg? Egy fond állagainak kiíratása az állagok legfontosabb jellemzőivel. 2. összegzés - totális összegzés (pl. a szervnyilvántartásban szereplő összes szervnél lévő iratok mennyiségi összegzése) -szelektált összegzés (pl. az UMKL egy meghatározott osztályához tartozó levéltári i. kategóriás szervek iratmennyiségeinek összegezése). 3. Karbantartás - adatbevitel (új rekord); - módosítás; - törlés. 4. Karakterláncos visszakeresés Tezaurusz-szerű visszakeresést tesz lehetővé. Szövegmezőből adott hosszúságú karaktersorozatot keres vissza a szövegmező tetszőleges helyéről. Pl. Az „IPAR" szó gépbe vitele után megjelenik mindazon szervek és fondok neve, amelyek az „IPAR"karaktersorozatot tartalmazzák a nevükben: IPARi Minisztérium NehézIPARi Minisztérium Belügyminisztérium Helyi IPARi Igazgatóság KönnyűfémIPARi Tervező Iroda IPARművek Képviselete Állami Rt stb. 5. Dátum szerinti lekérdezés, pl.: - Mely szerveknél nem történt az utolsó 3 hónap során látogatás? - Mely szervektől történt beszállítás az elmúlt negyedév során? 6. Vegyes kiíratás a teljes adatbázisból (egy adott szerv adatai; fondjának adatai, állagának adatai). 7. Statisztikák, pl. fondfőcsoportok, osztályok, referensek, stb. szerint összegzi a tárgyévben beszállított és rendezett (szintek szerint) iratok mennyiségét. 8. Rendezések - KSH - szám szerint a szerveket és a fondokat; A katalógus alapján szerveket a szervnyilvántartásból, a fondokat a fondnyilvántartásból. - Fondtörzsszám szerint a) szerveket b) fondokat - Állagjelzet szerint az állagokat az állagnyilvántartásból. 9. Minisztériumi adatszolgáltatás Az adatszolgáltatási kötelezettségnek megfelelően a nyilvántartásokból elkészíti a szükséges statisztikákat, amelyeket átolvas a főhatóság állományába. 10. Gépnapló Kiírja a tárgyév géphasználóit és a hozzátartozó dátumokat. 108