Káposztás István: Új Magyar Központi Levéltár Közleményei II. (Budapest, 1985)

I. Levéltári kérdések

- az iratok folyamataik szerint ciklusokra, osztják a halmazt - másrészt viszont szerepük szerint fázis sorozatokra tagolják. Továbbá különbséget teszünk a halmazok között aszerint is, hogy - fizikai halmazok, - metahalmazok. A fizikai halmazok alatt mindig a dokumentumokból, iratokból álló halmazokat értjük. A metahalmazok alatt mindig absztraktokból álló halmazokat értünk. Egy absztrakt valamely fizikai halmaz elemének helyettesítője. Amikor a funkcionális halmazt úgy modellezzük, hogy az - endogén iratok, - exogen iratok részhalmazából áll, akkor egy meglehetősen leegyszerűsített sémát használunk, és figyelmen kívül hagyunk olyan differenciálokat, mint például - a szervezetek szervekre tagolódását, hogy iratforgalom nem általában szervezetek, hanem szerveik között történik, - az iratforgalom nemcsak szervezet és szervezet között, hanem szervezet és személy között is történhet és fordítva is, - a halmazok előállításában különböző fajta iratok vesznek részt, és olyan dokumentumok is, melyek nem iratok, csak valaminek a kapcsán belekerültek egy szervezet ügyvitelébe. A funkcionális halmaz ciklusai között különbséget teszünk aszerint, hogy a szervezetek iratai funkciójuknál fogva előbb ügyviteli ciklusba kerülnek, majd amikor ügyviteli feladataiknak „eleget tettek", átáramlanak az irattári ciklusba. Bár az áramlás kétirányú, mert bármelyik irat az irattári ciklusból ismét ügyviteli ciklusba kerülhet (ez az irattár értelme: az irattárban az iratok parkoló pozícióban vannak). A funkcionális halmaz fázisai abból adódnak, hogy struktúrájának megváltoztatása nélkül elemei kvantatívan kicserélődnek, vagyis létezésének idejében saját fázisainak sorozataiból áll, de bármelyik fázisa különbözik az összes többi fázistól. Tehát, miközben a genetikus halmaz előállítása szinte lehetetlen (de gyakorlatilag értelmetlen is), addig a funkcionális halmaz, mint totális halmaz, szinte soha nem jön létre. A funkcionális halmaznak ezek a tulajdonságai elősorban a fonddal vonatkozásban jelentősek, ugyanis arra utalnak, hogy a fond és a funkcionális halmaz kőzött lényeges különbségek vannak. Ha most tovább vizsgáljuk a funkcionális halmaznak azt a tulajdonságát, hogy endogén és exogen részhalmazokra osztható, akkor az endogén részhalmazban szereplő iratokra azt a megállapítást is tehetjük, hogy a részhalmazba tartozó minden egyes iratnak a funkcionális halmazt előállító szervezet a címzője, vagyis olyan iratok, amelyeket a szervezet saját használatára állított elő, az exogen részhalmazban szereplő iratokra azt a megállapítást is tehetjük, hogy a részhalmazba tartozó minden egyes iratnak a funkcionális halmazt előállító szervezet a címzettje, vagyis olyan bimorf iratok másik tagjai, melyeket más szervezetek (vagy saját másik szervei) állítottak elő az ő használatára. Ezen az alapon bármely funkcionális halmaz bimorfjait feloszthatjuk - címző szerinti részhalmazra endogén iratai szerint, - címzett szerinti részhalmazra exogen iratai szerint. A címző szerinti részhalmazt differenciálhatjuk azoknak a szervezeteknek nevével, melyeknek címezték, tehát a címző szerinti részhalmazt címzettek szerint blokkokra tagolhatjuk.