Káposztás István: Új Magyar Központi Levéltár Közleményei II. (Budapest, 1985)

I. Levéltári kérdések

II. A SZERVEZETEK i. Az irathalmazok felfogása Bármely szervezet információinak egy részét iratfunkciójú és formájú információként állítja elő. Ha egy szervezet irataihoz való viszonyát vizsgáljuk, azt tapasztalhatjuk, hogy az előállítás és a felhasználás szerint két irathalmazt különböztetünk meg: - az általa előállított iratok halmazát, - az általa használt iratok halmazát. Ezen az alapon bármely szervezet iratainak halmazait megkülönböztethetjük mint az általa előállított iratok halmazát, amit genetikus irathalmaznak minősíthetünk, amely gyakorlatilag mint fizikai halmaz soha nem jön létre, csak mint absztrakt halmaz fogható fel; mint az általa használt iratok halmazát, amelyet funkcionális halmaznak minősíthetünk, amely mint a szervezet irathalmaza mindig fizikailag realizálódik. Egy szervezet genetikus irathalmazát, abból a szempontból, hogy - minden irat genezise ugyanaz, homogén halmaznak minősíthetjük, - az iratok felhasználói viszont különböző szervezetek lesznek, és ezért ebből a szempontból heterogén halmaznak minősül. Egy szervezet funkcionális halmazát abból a szempontból, hogy - az iratok felhasználója mindig ugyanaz a szervezet homogén halmaznak minősíthetjük - az iratok előállítói viszont különböző szervezetek lesznek, és ezért ebből a szempontból heterogén halmaznak minősül. Ezek szerint a szervezetek irathalmazainak homogén tulajdonságuk van - a genetikus halmaznak, az előállítás szempontjából - a funkcionális halmaznak, a használat szempontjából heterogén tulajdonságuk van - a genetikus halmaznak, a használat szempontjából, - a funkcionális halmaznak, az előállítás szempontjából. Egy szervezet genetikus irathalmaza, felosztható a saját használatára előállított iratok részhalmazára és ebben a részhalmazban minden irat genezise és felhasználója ugyanaz a szervezet lesz; más szervezetek használatára előállított iratok részhalmazára, ebben a részhalmazban minden irat genezise ugyanaz a szervezet lesz, a felhasználók viszont különbözni fognak. Egy szervezet funkcionális irathalmaza felosztható: a saját használatára előállított iratok részhalmazára és ebben az esetben a részhalmaz minden iratának genezise és felhasználója ugyanaz a szervezet lesz; más szervezetek által az ő használatára előállított iratok részhalmazára, ebben az esetben a részhalmaz minden iratának felhasználója ugyanaz a szervezet lesz, genezisük viszont különbözni fog. Ezen az alapon a szervezetek iratrelációit úgy adhatjuk meg, hogy egy szervezet - iratokat állít elő saját használatára - iratokat állít elő más szervezetek használatára - más szervezetek iratokat állítanak elő az ő használatára.