Káposztás István: Új Magyar Központi Levéltár Közleményei II. (Budapest, 1985)
I. Levéltári kérdések
kességi körébe. 3 (Mindezt nem valamiféle vita kiprovokálásának szándékával tartottam szükségesnek elmondani, csupán annak világos körvonalazása végett, hogy az alább ismertetendő tapasztalatok a vállalatok mely körére érvényesek.) Az újonnan jelentkező feladatok ellátására az UMKL-ban önálló szervezeti egység (osztály) alakult. Az alábbiakban elsősorban az 1981-ben illetékességi körünkbe utalt 54 vidéki ipari vállalat iratanyagának gyűjtésével kapcsolatos tapasztalatainkat ismertetem, megemlítem azonban, hogy 1984. január i-vel átvettük az UMKLII. osztályától is azokat az Ipari Minisztérium főhatósága alá tartozó budapesti székhelyű vállalatokat, amelyek már korábban is az UMKL illetékességi körébe tartoztak. 4 (Az iparági összefüggések jobb érzékeltetése végett a mellékletben ezek közül is feltüntetjük a legfontosabbakat.) 1982-ben valamennyi vállalatnál végeztünk ellenőrzést, majd a jelentősebbeket azóta is minden évben felkerestük, de a kevésbé jelentős vállalatok ellenőrzésére is visszatértünk legalább egy alkalommal. Ellenőrzéseink eddig jórészt a vállalati központokra koncentrálódtak, de több esetben kiterjesztettük azokat a vállalat székhelyén kívül működő gyárakra, gyáregységekre, kereskedelmi igazgatóságokra, budapesti képviseletre, és egyéb jellegű szervezeti egységekre is. Természetes, hogy ellenőrzéseink egyik legfontosabb szempontja kezdettől fogva a vállalatnál található történeti értékű iratok felmérése, levéltári átadásának szorgalmazása volt. Ahhoz azonban, hogy az e téren tapasztaltak érthetővé váljanak, röviden szólni kell az iratkezelés egyéb területein szerzett tapasztalatainkról is. Egy kivétellel (Országos Földtani Kutató és Fúró Vállalat) a vállalatok mindegyike rendelkezett iratkezelési szabályzattal és irattári tervvel. Ezek azonban - mint ahogy ezt már mások is többször megállapították - sok esetben az 1972-ben kiadott minisztériumi mintaszabályzatok, illetve irattári tervek mechanikus lemásolásával készültek. Ezek alapján ellenőrizni az iratkezelést, vagy áttekinteni az irattárat reménytelen vállalkozás. Az iktatás, az operatív irattározás terén egy vállalaton belül is rendkívül tarka gyakorlattal találkozunk. A történeti értékű iratok különválasztását, a majdani iratbeszállításokat legsúlyosabban érintő hiba azonban az, hogy a tematikus (tételszámos) iratlerakást mellőzve még ma is gyakran képeznek külön sorozatot a „bejövő" és „kimenő" levelekből (pl. Ajkai Hőerőmű, Tiszai Kőolajipari Vállalat). Ezt a gyakorlatot már a megyei levéltárak is többször kifogásolták, s talán észlelhető is a vállalatok részéről a korszerűbb, fegyelmezettebb iratkezelésre való törekvés, mégis tény, hogy még mindig sok helyen kezelik úgy a tételszámos irattározási rendszert, mint aminek alkalmazását a minisztériumok, hivatalok gyakorlata alapján erőszakolták rá a vállalatokra, holott az ott valójában alkalmazhatatlan. Lényegesen kedvezőbb helyzetet találtunk az iratselejtezések vonatkozásában. Az Ajkai Hőerőmű kivételével többé-kevésbé rendszeresen valamennyi vállalatnál végeztek iratselejtezéseket az elmúlt 10-15 évben. Az iratselejtezések során - ha időnként kellett is iratokat visszatartani - általában betartják az előírásokat, kirívó szabálytalansággal nem találkoztunk. (Egy vállalat esetében merült fel, hogy korábban nagyobb iratpusztulás - netán szándékos iratpusztítás - történt. Erre vonatkozóan azonban végül is nem tudtunk megbízható információkat szerezni.) Természetesen, ha egy kicsit mélyebben megvizsgáljuk, az iratselejtezés végzésében is adódnak hiányosságok. Gyakori jelenség ugyanis, hogy egy-egy vállalat rendszeresen (néha évente több jegyzőkönyvet is produkálva) napirendre tűzi az operatív irattárakban lévő,nagy tömegben keletkező,rövid ideig őrzendő iratok selejtezését. Ami azonban egyszer bekerül a központi irattárba, annak selejtezésére már nehezen térnek vissza, s így ott megülepszenek az 5-10-15 év után selejtezhető iratok. Ez az egyik tényező, ami miatt
