Káposztás István: Új Magyar Központi Levéltár Közleményei II. (Budapest, 1985)

I. Levéltári kérdések

számára a gépi információállományok levéltári központját. A Fontainebleau-ban levő központ három egységet foglal magába: i. Levéltári Szolgálat, 2. Számítóközpont, 3. Mágnesszalag raktár. Az ellenőrzési műveletek, az állomány kezelésének és a szolgáltatások automatizálása céljából a project együtt dolgozik az Országos Bányászati Főiskola Automatizálási és Informatikai Kutató Központjával egy software-gyűjtemény kimunkálásában. A megkezdett információt szolgáló katalógus kidolgozási munkálatai szorosan kapcsolódnak a levéltári munkához, mivel a) amint létrejön egy levéltári fond, a hozzáférhetőség miatt információt szolgáltató katalógusra van szükség; b) minden gépi állományt pontosan dokumentálni kell, mielőtt archiválásra kerülne. A GA-k archiválása érdekében tanulmányozták az amerikai, kanadai file-archiválási módszereket, számba vették az archiválandó adatállományokat, kidolgozták az archiválandó GA-k dokumentálásának szabályait és szimulációt végeztek az Ipari Minisztérium két gépi állományának levéltárba helyezéséről. A GA-n tárolt adatokat annyi időn át őrzik meg, amennyit a jogi szabályozás hasznosnak mond ki, ezen felül saját kritériumaik szerint archiválnak. Az információkat több esetben mikroformára viszik át válogatás nélkül, ami nagy mennyiségben a könnyen kezelhetőség akadályává válik. A számítástechnikát alkalmazó közigazgatási szervek nem rendelkeznek azokkal a műszaki ismeretekkel, karbantartási eljárásokkal, melyek révén az állomány megőrzését hosszú távon biztosítani lehet. Az adatállományokat jelenleg olyan formában archiválják (szekvenciális file-ok), melyek nem jelentenek technikai problémát, az új eljárások olyan file szerkezeteket alakítanak ki, melyek egy az egyben „nem ruházhatók át az utókorra". Az aktákat, a dokumentálási alapokat vagy a kvantitatív nyilvántartásokat nem lehet azonos módon, vagy azonos részletességgel leírni. Az akta tartalmi leírása kiterjedhet a vonatkozó információk típusára és arra a területre, melyet ez takar. A dokumentálási alapot nyilvántartásának jellemzésével, hozzáférésének módozataival lehet megkülönböztetni. A nyilvántartások és kvantitatív adatbankok analízise a változók, nómenklatúrák, kódok, referencia-osztályozások leírását teszi szükségessé. Az információkutatás két fázisban analizálható: 1. megfelelő információforrások azonosítási lokalizációs fázisa; 2. megfelelően azonosított forrás tartalmának részletes leírása, hogy a konzultációs fázisban igazolja vagy cáfolja az információforrás hasznosságát. Az információforrás lokalizálásához az alábbi fázisokat különböztetjük meg: I. fázis: ismertető katalógus, amely az információs forrást adja meg, és egy olyan jelzési eszközt (kódot) alkalmaz, amely alkalmas a visszakeresésre. II. fázis: leíró rendszer, amely „részletes" leírást tartalmaz, felsorolva a változókat és nómenklatúrákat. Ennek megfelelően a moduláris architektúra kétfajta katalógusból áll: 1. minimál: azonos leíró rubrikákat tartalmaz a leírt információ rendszerek összes kategóriájában ; 2. specifikus: az egyes típusú információs rendszerek részletes leírását teszik lehetővé. Minimál katalógus struktúrája: 1. Szervezet: minisztérium, hatóság, ezek alcsoportjai. 2. Művelet: azok az alkalmazások, melyekben a vizsgált információk előfordulnak. 3. Gyűjtés: adatrendszerre vonatkozó egységek leírása, logikai nyilvántartások.