Káposztás István: Új Magyar Központi Levéltár Közleményei II. (Budapest, 1985)

I. Levéltári kérdések

A bizonylatok közül első a „Megőrzési és megsemmisítési felhatalmazás", amely a file-ra vonatkozóan tartalmaz adatokat: - kiállító intézmény neve, ezen belül szervezeti egység megnevezése; - adathordozó típusa; fizikai formája; - dokumentáció mennyisége; - évkor; - az adatállomány komplex vagy részterületet fog át; - a levéltári korlátozás vagy megsemmisítés engedélyezése. (Ezt követően a kézikönyv a papírformátum mikrofilmre vitelének adat-előírásait tartalmazza.) Következik a file-leltár, ami a definíció szerint úgy határozható meg, mint „a vonatkozó feljegyzések szervezett gyűjteménye, amely számítógépbe való beléptetésre alkalmas közegen van." A leltár célja, hogy az információhoz való hozzáférési törvény alapján a magánéletre vonatkozó titoktartási törvény figyelembevételével az állampolgároknak megadja azt a lehetőséget, hogy megszerezhessék a komány aktáinak másolatait, kivéve bizonyos eseteket. A törvény előírja, hogy a kormány tájékoztassa a nyilvánosságot az őrzött információkról éves publikációban és kétévenkénti aktualizálás révén. A gyakorlatban ezt oly módon valósítják meg, hogy az állami intézmények elkészítik az általuk őrzött információk leltárát. A leltár adatállományai: - intézmény neve; - leltári űrlap ellenőrző száma; - intézményen belüli felhasználó szervezeti egység megnevezése, s amennyiben a felhasználó más állami intézménytől függ, meg kell jelölni ezen intézmény nevét is; - a filc-ért felelős állami intézmény neve jogi vagy pénzügyi szempontból; - a file elkészítéséért felelős állami intézmény neve; - rendszer teljes neve; - file teljes neve; - file adathalmaz elnevezése; - file típus: a) folyamatos törzsfile (komulatív file): naprakész állapotban; b) időre vonatkozó törzsfile (nem komulatív file): bizonyos időben végzett tevékenységet rögzít; c) kezdeti adatok: törzsfile összeállítás céljából rendszerbe léptetett adatok; d) adatkivonat: törzsfile-ból kivonatolt vagy más adatokkal összekapcsolt állomány; - file-ban levő információ, mely időszakra vonatkozik; - aktualizálási jellemzők: naprakész állapotba hozás; - szöveges leírása a file-nak; milyen kapcsolatban van az intézmény általános tevékenységével és funkcióival; - file tartalma; - file milyen más intézményekben található meg; - file biztonsági osztályozása; - file-kezelő software megnevezése; -adatokat tároló közeg, ezen belül mennyiségük; pl.: az állomány két szalagon van; - dokumentáció típusok megnevezése; , - biztonsági másolatok helye; . , , - felhasználó ajánlása alapján mennyi ideig kell őrizni a file-t; - kitöltő aláírása, beosztása, kitöltés dátuma;