Káposztás István: Új Magyar Központi Levéltár Közleményei II. (Budapest, 1985)

I. Levéltári kérdések

5. alacsony költséggel és nagy tárolási sűrűséggel rendelkezzen; 6. magas adatátviteli sebességet lehessen alkalmazni. Ezeknek a követelményeknek a mágneses buboréktároló és az optikai adatrögzítő látszik megfelelni. A NARS szolgáltatásként végez adatállomány másolást, illetve kivonatkészítést. A másolat eltérhet csatornaszámban, felírási kódban, jelsűrűségben, felírási szerkezetben. Természetesen a szolgáltatások során is figyelembe veszik a korlátozásokat. A felhasználó a dokumentációt mikrofilmen kapja meg. Egyetértünk azzal a megállapítással, hogy a NARS „céljának már nem kizárólag a későbbi évtizedek kutatói számára való információmegőrzést tartják, hanem az operatív, mindennapi használatból kikerülő információknak adnak a másodlagos felhasználó rendelkezésére bocsátását... a NARS lassan az Egyesült Államok szövetségi igazgatásának információközpontjává válik." A Kanadai Állami Levéltárban 1973-ban állították fel a Machine Readable Archives-t (MRA), a gépi adathordozók archiválásával foglalkozó szervezeti egységet. A papírforma szerint a MRA hatásköre az államigazgatásra és magánszektorra terjed ki, de a gyakorlatban csak az előbbi GA-inak archiválásával foglalkoznak. A MRA négy részlegből áll, melyek nem tevékenységi szakaszok, hanem gyűjtőkör és technika szerint különülnek el: 1. dokumentációs és közszolgálati osztály; 2. tudományos és természeti erőforrásokkal foglalkozó osztály; 3. társadalmi, gazdasági és kulturális osztály; 4. informatikai osztály. 1976-ban az Állami Levéltár egy másik részlegével közösen megkezdték a kormányszerveknél található gépi állományok leltározását, majd állomány megőrzési tervet dolgoztak ki, végül elindították a begyűjtés folyamatát. A begyűjtött állományokat leírják, indexelik, s ezeket az ún. „Fond-katalógusban" kiadják. (Az első 1979. január 30-án jelent meg.) A beérkező GA-kat itt is először technikai szempontok szerint ellenőrzik, az első és utolsó 2 blokkot íratják ki, majd az állományban szereplő adatokból véletlenszerűen választanak ki 10%-ot, a megadott kódértéket hasonlítják össze a dokumentációhoz csatolt kódjegyzékkel. Ezt az archivált állomás adatstruktúrájának vizsgálata követi. Az állomány adatmezőinek egymáshoz való viszonyát akkor vizsgálják meg, ha az állomány az előző vizsgálatok során elfogadhatónak minősül. Az archiválásra érdemes szalagot tisztítják, majd címkével ellátva zárt, tűzbiztos raktárban tárolják. A tisztítást évente ismétlik, az állományokat négyévenként másolják új szalagra. Az állományok nyilvántartására dokumentációs kézikönyvek szolgálnak, melyek készítését, szervezését meghatározott szempontok, előírások alapján végzik. A dokumentációs kézikönyvnek tartalmaznia kell az adminisztratív információkat: a) a GA megszerzésére vonatkozó, azzal kapcsolatos leveleket és űrlapokat; b) mikrofilmezésre vonatkozó felterjesztéseket; c) bizonylatok (leírás, leltár) másolatait; A kormányszerveknek az ARC 508 kódjelű „géppel olvasható állományok leltára" nevű bizonylatot kell az MRA-nak megküldenie. A file továbbítási feljegyzés az ARC 549 űrlapon történik. Az ARC 819 bizonylat a már beérkezett „belső" GA-ról készül, amely az állomány részletes leírása. Mellékletei közül legjelentősebb az alkalmazott kódok jegyzéke. Az állományleírást mikromásolaton tárolják.