Káposztás István: Új Magyar Központi Levéltár Közleményei II. (Budapest, 1985)

I. Levéltári kérdések

A GA megóvása 10 projektet foglal magában: 1. Szalagelőkészítés: tisztítás, értékelés, címkézés, javítás. 2. Mintavétel: a szalagok 3%-ának olvasása adathiba ellenőrzés céljából. 3. Olvashatóság hitelesítése: az egyes file-okat a program olvassa, miközben a rekordok számlálása történik. Közben mintadump (nyomtatás) is történik. 4. Copy (másolás) és a back-up (háttér) generálása, 1600 bpi (bit per inch) sűrűséggel, tekercselése ellenőrzött feszítéssel történik. (Hamarosan áttérnek a 6250 bpi sűrűségre.) 5. Dokumentálás, amely a részletes áttekintés után meghatározza a dokumentum formátum közegét, forma szerinti összeállítását és szükség szerinti lebontását. Biztosítja a dokumentumok megőrzését. 6. Software független konverzió, amely a szalagot konvertálja. 7. Biztonsági intézkedés, azaz a szalagmásolatok elkülöníiett kezelése. 8. Rendszeres karbantartás, amely kiterjed a szalagok fizikai környezetére és a szalagok periodikus felújítására. 9. A 10 éves, vagy annál idősebb szalagokon levő állományok átmásolása új szalagokra a fizikai kopás miatt. (Itt kell megjegyezni, hogy az olyan GA állományokról, melyeken - felírás ún. „nyomtatási formában" történik COM technikával (Computer Output to Microfilm) mikromásolatot készítenek.) 10. Recirkulálási értékelés, azaz minden olyan nem új szalagnak a mintaértékelése és tisztítása, amely felhasználásra kerül. Speciális projektek működnek katalógusok előállítására, oktatások szervezésére és lebonyolítására, valamint demonstrációk biztosítására. A GA-k katalógusát 1977 óta adják ki, amely 1981-ben már 3. kiadásban jelent meg. A tájékoztatás érdekében referencia naplót vezetnek, amely magában foglalja a mágnesszalagok és/vagy dokumentációik másolatait, valamint információt közöl egy file létéről és tartalmáról, áráról. Ezen információhordozók elhelyezéséért - melyek rutinjellegű referenciaigényeket elégítenek ki - egy „archiválóspecialista" felel, aki a referencia irattartót is létrehozza, kitölti a referencianapló adatlapot. A „tájékoztatási-tárolási felügyelő" a nem rutinjellegű referenciaigényeket kezeli, mint pl. speciális igények programozása, korlátozott file-okról másolatok programozása, de ő határozza meg a referencia irattartót és kitölti a referencianapló adatlapot. Meggyőződik a naplóból, hogy van-e olyan feladat, amely 10 munkanapon túli időre nyúlik vissza, mert ilyen esetben az ügyfélnek a munka folytatásával kapcsolatban tanácsot ad. Ez utóbbi funkcióból következik, hogy a napló az igénylő, az igényelt anyag azonosítására, a beérkezési-, továbbítási- és befejezési dátum nyilvántartására is szolgál. Többféle segédletet használnak még a NARS-ban, mint pl.: szalagellenőrző kártyákat, melyek a fizikai állapotról nyújtanak tájékoztatást, tájékoztatási és tárolási irattartókat, melyek a referencianaplóhoz kapcsolódva formanyomtatványok kitöltésével segítik a funkcionális működést, a gyors kiszolgálást. A NARS folyamatosan tanulmányozza az új médea technikát és az új tárolási technikákat. Ezekkel az „újdonságokkal" szemben hat követelményt támasztottak: 1. felírási jelszint nem csökkenhet; 2. a tárolási eszköz könyvekhez hasonlóan legyen tárolható: 3. a felírással együtt ellenőrizni lehessen a hibákat; 4. a leolvasóeszköz (olvasófej) nem kerülhet fizikai érintkezésbe a tárolóeszközzel;