Káposztás István: Új Magyar Központi Levéltár Közleményei II. (Budapest, 1985)

I. Levéltári kérdések

17 - szerzeményezés 18 - benevezési terv A „döntési tábla" alkalmazásából adódó kombinációs lehetőségek alapján a törzsállomány osztályt 34 alosztályra, a feldolgozási állomány osztályt 14 alosztályra, a dokumentációs állományok osztályát 13 alosztályra osztották fel. Ez a „döntési tábla" természetesen az amerikai igazgatási rendszeren alapul, és figyelembe kell venni, hogy a kormányzati, szövetségi GA-k kivételével a tábla minden más GA-t a magánszférába sorol. így pl.: a vállalati információk, melyek archiválás szempontjából - a társadalmi berendezkedésből adódóan - nálunk az állami levéltárakhoz tartoznak. A GRS 20 kiadásával egyidőben kormányszinten elrendezték a szövetségi igazgatás számára az egységes gépi állománynyilvántartást. A NARS előszerzeményezése a kitöltött nyomtatvány értékelésével kezdődik. A NARS a levéltári értékűnek minősített GA állományokat az alábbi módok szerint őrzi meg: a) a kormányszervnél marad, de nyilvántartásba veszik; b) az eredeti vagy másolati szalagot veszik át; c) a kormányszerv kapacitáshiány miatt letétbe helyezi a levéltárban. A szerzeményezés előkészítő szakaszát a GA-k fogadása követi, melynél legfontosabb alapelv, hogy dokumentáció nélkül nem veszik át a GA-t. Alapdokumentációnak minősülnek: - az állomány szerkezetének jegyzőkönyvei; - rekordok leírása; -kódjegyzék; - állományról készült kiadványok; A szalagok fizikai ellenőrzése során alapelv, hogy a felírt blokkok 5%-ánál kevesebb lehet a hibás. Állandó hiba esetén az értéktől függ, hogy a szalagot megőrzik-e. Amennyiben különböző értelmű adatok érkeznek be, alapelv, hogy az elemi adatok az értékesebbek, de a személyi jogok alapján a hozzáférést bizonyos ideig korlátozzák. A tartalmi érvényességet úgy vizsgálják, hogy 5 blokk tartalmát - melyet véletlenszerűen választanak ki - összehasonlítják a dokumentációval. Ezeket a felsorolt kritériumokat, elvárásokat és vizsgálati eredményeket összesítik és ezt követően döntenek a GA levéltári elhelyezéséről. A szerzeményezésnél szerepet játszik még a „software" függetlenség is, hogy az állomány ne egy-egy speciális adatbáziskezelő programhoz vagy elemző programhoz kapcsolódjon. A GA raktárba helyezése előtt a levéltáros az állományt adatvédelem és biztonság szempontjából minősítenie kell, hozzáférési korlátozásokat kell megállapítania és szabályoznia kell az állomány használatának nyilvántartását és az átmásolási eljárásokat. A GA-val kapcsolatos tájékoztatás és megőrzés is előírások szerint történik, de ezeknek a feladatoknak az ellátási igénye már a jövő levéltárosát vetíti elénk, aki megfelelő mennyiségű és minőségű számítástechnikai ismerettel rendelkezik, s ezeket a gyarkolatban is tudja alkalmazni. A tájékoztatás folyamatai: a) központi file-ok reprodukálása, amely magában foglalja a felhasználói specifikációnak megfelelő alkészletek kivonását is; b) speciális információk biztosítása egy tájékoztatási igényre: c) válaszok megadása a működési szabályzat alapján; d) kutatók, látogatók fogadása.