Káposztás István: Új Magyar Központi Levéltár Közleményei II. (Budapest, 1985)

I. Levéltári kérdések

A GA-n történő adatállományok létrehozásánál, működtetésénél és felhasználásánál a mindhárom periódusra vonatkozó azonos funkciók jelennek meg. Ezek: 1. koordinációs funkciók; 2. archiválás előkészítési funkciók; 3. levéltárba adási funkció; 4. levéltári kezelési funkció. Az amerikai Nemzeti Levéltár 1961-ben kezdte tanulmányozni a GA-k információs értékét, és amikor 1963-ban a Társadalomtudományi Kutatási Tanács bizottságot hozott létre az archív GA-k vizsgálatára, a Nemzeti Levéltár is szakértőt delegált. A kiválasztott 13 szövetségi hivatalban a Nemzeti Levéltár és a Költségvetési Hivatal által irányított vizsgálatról szóló jelentés 1964-ben készült el. A jelentés összeállítói javasolták egy központi mágnesszalag-archívum felállítását Országos Információs Központ néven, de az USA törvényhozása és kongresszusa nem fogadta el. 1966-ban a levéltárosok újabb bizottsága látott munkához, és 1968-ban kiadott ajánlásaik alapul szolgáltak a szükséges szervezeti intézkedésekhez és országos szabályozásokhoz. (Ebben az évben kezdődött meg Angliában és Kanadában a hasonló célú fejlesztés.) 1969ben a Nemzeti Levéltár keretén belül alakult meg a Data Archives Sta ff, a szövetségi hivata1 okban lévő, ott folyamatosan keletkező értékhatár feletti Gépi Adathordozók (rendszerek) felmérése és nyilvántartása. Nyolc éven keresztül változott, alakult a részleg, míg jelenlegi szervezeti kerete realizálódott. A Nemzeti Levéltár elnevezés is megváltozott, az új név „Egyesült Államok Országos Levél- és Irattári Szolgálata" (NARS — US National Archives and Records Service) magában hordozza az 1968-ban lefektetett két alapelvet: -az irattározás és levéltározás ugyanannak a folyamatnak két szakasza; különösen GA-k esetében szükséges az előbbi alapos és részletes szabályozása; - a GA-k megőrzését és kezelését nem célszerű elkülöníteni a levéltáraktól, mivel ez a korszak körülményeiből, technikájából adódó új megjelenési forma. Az NARS-on belül a GA-k archiválásával foglalkozó szervezeti egység neve 1974-től: Gépi Adathordozók Levéltári Részlege (Machine-Readable Archives Division = MRAD). A MRAD-nak három alosztálya van: 1. ElŐszerzeményezési, amely előzetes felméréssel, az irattározás szabályozásával és a kapcsolattartással foglalkozik. Munkájukhoz közvetítők, ügynökségek segítségét is igénybe veszik. 2. Gyarapítási, amely értékeli a file-okat, az értékesnek minősítettet feldolgozzák, leírási, diszkriptív munkát végeznek. 3. Referencia-megőrzési, amely a már levéltárban levő, annak állományába vett adathordozók tárolását végzi. Biztosítja a megfelelő felhasználói dokumentációt, ill. rendelés alapján kivonatokat készít. Az előző két alosztály munkájának műszaki támogatását végzi. A NARS hatáskörébe tartozik minden olyan állomány, amely a szövetségi igazgatás keretén belül születik. Az eddigi tapasztalatok szerint az itt felhalmozott GA-k 3%-a vált archiválásra érdemessé. A levéltározásra vonatkozó szabályokat az Általános Irattározási Munkaterv(ek) (General Records Schedule = GRS) rögzíti(k), melyek közül a 20-as számot viselő szabályozza a releváns gépi adatállományok bejelentését, kezelését és válogatását. (A GRS 20 a hagyományos GA-kon kívül az optikai lemezen tárolt állományok védelmét is tárgyalja, de a mikrotechnikai eljárások állományaival más GRS foglalkozik. Kivételt képeznek a GRS 20 hatálya alá tartozó, a GA-k dokumentációit rögzítő mikromásolatok.)