Káposztás István: Új Magyar Központi Levéltár Közleményei II. (Budapest, 1985)

I. Levéltári kérdések

A GRS 20-szal egyetértve a GA-k az alábbiakban térnek el a hagyományos iratoktól. 1. A GA - mivel a rajta levő információ törölhető - többször felhasználható. 2. A mágnesezett alapanyag sérülékeny, ezért az állományok archiválásának szabályozását már az információrendszer tervezésénél figyelembe kell venni. 3. GA-k élettartama rövidebb, mint a hagyományos iratoké, másrészt az állományokat csoportosítani kell, mivel a hagyományos iratokra vonatkozó értékmegállapításokat ezekre nem lehet alkalmazni. 4. Az értelmezéshez szükséges leírásokat is levéltározni kell. Az állományok logikai csoportosítása során három osztályt határoztak meg: a) törzsállományok: adott rendszer meghatározott időpontjában egy adathalmaz végleges állapota; b) feldolgozási állományok: GA-n levő állományok, melyek „létét" törzsállománnyá válásuk határozza meg (noha saját formájukban is lehetnek értékhatár fölöttiek); c) dokumentáció, amely lehetővé teszi a GA-n levő állományok megértését és funkciónáltatását. A GRSZO a következő lépésben ún. „döntési táblát" készít az értékelés céljára. Ez a táblázat, melyet a következő oldalakon bemutatunk, egy számítógépes folyamatábra, ahol minden jel meghatározott dolgot, tevékenységet jelöl. Technikai elemzés 0 - technikai szempontok 1 - dokumentáció 2 - van-e a rekordnak megfelelő dokumentációja? 3 - intézkedés 4 - szalag 5 - olvasható-e a rekord? 6 - intézkedés 7 - szabványos levéltári és referencia másolat készítése, rekordszámlálás biztosítása, nyomtatás • a - nem b - igen Levéltári mérlegelés M - mérlegelés 8 - szövetségi irat? 9 - adomány? 10 - intézkedés 11 - adatértékelés 12 - intézkedés 13 - a rekord értéke folytonos, egyértelmű, informatív? 14 - intézkedés 15 - van-e hasonló rekord valahol?