Káposztás István: Új Magyar Központi Levéltár Közleményei II. (Budapest, 1985)

I. Levéltári kérdések

TARJÁN G. GÁBOR Gépi adathordozók archiválása (A gépi adathordozók archiválásának amerikai, kanadai és francia tapasztalatairól) A nyugati országok szervezeteket hoztak és hoznak létre a Gépi Adathordozók (G A) archiválására, melyhez megfelelő technikai hátteret is rendelkezésre bocsátanak. Közös vonásuk, hogy az állományok fennmaradásának biztosítására speciális teamek alakulnak, melyekben levéltárosok, informatikai és számítástechnikai szakemberek egyaránt részt vesznek. Ezek a teamek végzik el az „értékhatár" vizsgálatot, amely informatikai megközelítésben nem azt jelenti, mint a hagyományos iratok értékelése. Kidolgozzák a levéltári elhelyezés speciális feltételeit, melyekkel ellenőrizni tudják a dokumentációk helyességét és az állományok olvashatóságát. A levéltárba került GA-k állományainak és dokumentációinak megőrzésére különleges óvintézkedéseket alkalmaznak. Ezek: - a dokumentációkat mikromásolaton őrzik meg; - a GA-n található adatállományt szigorú karbantartásoknak vetik alá; - kidolgozzak az információterjesztési eljárásokat, összefüggésbe hozva az informatikát és a szabadságjogokat. Az eredmények ismeretében általánosságban megállapíthatjuk, hogy a GA-k archiválása 1. teljesen új módszereket kíván, melyek a hagyományos levéltári rendszerben is katalizátorként hatnak; 2. módszerektől függetlenül sokkal korábban és globálisabban kell, hogy végbemenjen mint a hagyományos iratoké (a globalitás az automatizált egybevetés lehetőségeinek kidolgozását jelenti). Az új módszertani politika kereteit a következőkben határozhatjuk meg: a) archiválási politika; b) archiválási tervek; c) dokumentációs archivisztikai szabványok; d) kontroll szabályzat; e) fizikai megőrzés szabályai; ad a) meghatározhatók az érték alatti állományok; redundánsuk kiszűrése más állományokból és más dokumentumfajtákból; ad b) levéltári szolgálat és a közigazgatási, ipari, kereskedelmi, mezőgazdasági stb. szolgálat (amely hozzáadja az adatokra vonatkozó ismereteit és gyakorlati érzékét) közötti együttműködés eredménye; ad c) a gépi állományt úgy kell leírni, hogy az egy egyszerű program segítségével géppel olvasható legyen; ad d) külön-külön kell meggyőződni a GA-n levő állomány és a dokumentáció használhatóságáról, majd a kettő koherens voltáról; ad e) tisztítás, szúrópróbák stb.