Káposztás István: Új Magyar Központi Levéltár Közleményei II. (Budapest, 1985)

I. Levéltári kérdések

szöveg: 255 numerikus : 9 dátum: 7 naptár: 7 konstans : 30 eredmény: lásd numerikus A program használatáról röviden: A FILE (adatállomány) funkcióval definiálhatjuk az adatbázist és a hozzátartozó különböző file-okat. A FORMAT (formatálás) során elkészíthetjük a rekord maszkját. Az ENTER (adatbevitel) segítségével a formatait file-t feltölthetjük adatokkal. A SELECT (szelektálás), a FIND (visszakeresés) és a SORT (szortírozás) funkciókkal lekérdezhetjük az állomány adatait különböző szempontok szerint. Természetesen mód nyílik az állomány karbantartására és még egyéb file-kezelési funkciókra ill. statisztikai kiértékelésekre. A SZERV- ÉS FONDNYILVÁNTARTÁS RENDSZERE Rendszerünk egy adatbázisból áll, amelyben 4 törzsállományt definiáltunk: 1. katalógus 2. szervnyilvántartás 3. fondnyilvántartás 4. állagnyilvántartás A rendszer bevezetésének előnyei: - a központi nyilvántartásból egyszerűsödik a visszakeresés, - új szempontok szerint is gyorsan tudunk lekérdezni, - a plusz nyilvántartás növeli az adatvédelem biztonságát, - ellenőrzésekre nyílik mód, - fejlődhet a levéltár kommunikációja kifelé, - számos érdekes és hasznos statisztika készíthető, - programokkal állandóan bővíthető. A szerv- és fondnyilvántartás struktúráját tekintve az alábbi alternatívák lehetségesek: SZERVNYILVÁNTARTÁS FONDNYILVÁNTARTÁS l 1 élő(i) holt(2) fondja a levéltárban i l szervek található (A) nem található (B) 1. A KATALOGUS-ban: iA; iB; 2A; 2B; 2. A SZERVNYILVANTARTAS-ban: iA; iB; 3. A FONDNYILVANTARTAS-ban: iA; 2A; 4. AZ ALLAGNYILVANTARTAS-ban: iA; 2A; A Levéltárak Ügyviteli Szabályzata 4i.§-ának 1. bekezdése rendelkezik arról, hogy a levéltár a még irattárakban levő fondokról nyilvántartást vezet. Ezt a KATALOGUS-ban az iB jelöli. Az is előfordulhat, hogy a szerv már megszűnt, de működése során ill. megszűnésekor nem adott át iratot a levéltárnak. Ezt a KATALOGUS-ban a 2B jelzi, melynek során két „utalás" lehetséges: