Káposztás István: Új Magyar Központi Levéltár Közleményei II. (Budapest, 1985)

I. Levéltári kérdések

1. a megszűnt szerv iratállományát egy másik szerv (pl. jogutód) vette át; 2. az iratanyag megsemmisült (nem található). A 4 nyilvántartó file adattartalmát az i. sz. mellékletben láthatjuk. Mindegyik file-ban az első helyen álló mező a kulcsmező, amely automatikusan rendezi a kulcsmező adattartalmai szerint az adott állomány rekordjait. A mindegyik file-ban szereplő fondtörzsszám mező biztosítja a terjes kompatibilitást. E mező segítségével pl.: - egyik file-ból átolvashatunk adatokat a másik file-ba; - a visszakeresés során tetszőlegesen lépkedhetünk az egyik file-ból a másikba; - ugyanazon törzsszámhoz egyszerre akár mindegyik file-ból is visszakereshetjük a hozzátartozó rekordokat ill. adatokat. Az adatok bevitele, módosítása ill. törlése egyszerűen és gyorsan elvégezhető. A kulcsmező szerinti visszakeresés ideje kb. 2 másodperc. Bonyolultabb visszakeresés (kb. 1000 rekordból álló állományt véve alapul) ideje 3-4 perc is lehet. Számítások, statisztikák elvégzése 8-10 perc időt is igénybe vehet. A számítógép a feladatokat 100%-os biztonsággal hajtja végre. Azt a feladatot, amely manuálisan egy hetet is igénybe venne, a gép kb. 10 perc alatt elvégzi. A levéltári adatokat a file-okon belül alapvetően 3 folyamat befolyásolja ill. módosítja: 1. beszállítás 2. rendezés (rendezettségi szint változása, selejtezés) 3. önálló selejtezés E folyamatok során keletkező változásokat ún. aktualizáló programokkal tudjuk elvégezni, amelyek biztosítják az utolsó folyamat adatainak eltárolását, és módosítják az állomány ún. „göngyölített" adatait. PROGRAMOK Eddig az alábbi programok készültek el: (ld. még 2. sz. melléklet) Főmenü: 1. Keresések szempontok szerint 2. Összegzések 3. Karbantartások 4. Karakterláncos visszakeresés 5. Dátum szerinti lekérdezések 6. Vegyes kiíratás 7. Statisztikák < 8. Rendezések 9. Minisztériumi adatszolgáltatás 10. Gépnapló 11. Kezelési segítség 12. Befejezés 1. Keresés a teljes adatbázisból, pl: - szerv- ill. fondnév alapján; - a katalógus tetszőleges adatai alapján; - tetszőleges file tetszőleges adatai alapján.