Káposztás István: Új Magyar Központi Levéltár Közleményei II. (Budapest, 1985)

I. Levéltári kérdések

HAJMÁSI GYULA-TARJÁN G. GÁBOR A számítástechnika alkalmazása az Új magyar Központi Levéltárban HARDWARE ÉS SOFTWARE Az Űj Magyar Központi Levéltár Számítástechnikai Adathordozók Osztályának egyik fő feladata a számítástechnika levéltári alkalmazásának megszervezése, amely munka első fázisában az UMKL gyűjtőkörébe tartozó és tartozott szervek, valamint fondok számítógépes nyilvántartását kívánjuk létrehozni. A feladat elvégzéséhez Commodore 64 típusú személyi számítógépet használunk, a gyakorlati funkcionálás során pedig a rendszer működéséhez 2 darab egy-egy MB-os DRIVE szükséges. A szervnyilvántartás funkcióját tekintve elsősorban a gyűjtőterületi munka tervezési-statisztikai adataira vonatkozó, valamint az iratképző szervekkel való kapcsolat során keletkezett iratok gyűjtője, de emellett nyilvántartási szerepe is van. Az iratvédelmet és az iratgyűjtést, majd a későbbiekben a begyűjtött fond anyagának levéltári feldolgozását segíti elő. A szervdossziék a levéltári irattár szerves részét, a nyilvántartás igényei szerint elkülönített tárgyi egységét alkotják."(Levéltári ismeretek kézikönyve. Tankönyvkiadó, Bp. 1980. 208-209. p.) A fondnyilvántartás fő funkciói: - a referensek munkájának segítése, „empirikus" adatbázisok felállítása; - a minisztériumi adatszolgáltatás; - a kutatószolgálat segítése. A rendszer két főmenüt tartalmaz: /. menü 2. menü - adatbevitel - adatállomány - szelektálás - formátum - visszakeresés - összegzés - kiíratás - szortírozás - számítás - program - riport - karbantartás - végrehajtás - feljegyzés - segítség - segítség A rendszer maximális paraméterei: Az adatbázisban 15 filé definiálható. A file-ban a rekordok száma nincs limitálva (!), csak a lemez kapacitásától függ. A rekordon belül 127 mező hozható létre. Rekordhossz: 1108 karakter. A mezőtípusok karakterhosszai: mezőnév: 12 kulcsmező: 30