Káposztás István: Új Magyar Központi Levéltár Közleményei I. (Budapest, 1982)

I. Levéltártani kérdések

2. Szervtípusok Azok a szervek melyekre a levéltárnak ki kell terjesztenie gyűjtőköri tevékenységét, mint hagyományos iratokat termelők már eddig is a valamelyik levéltár gyűjtőköréhez tartoznak. Gyakorlatilag arról van szó, hogy ezek között a szervek között vannak azok a szervek is melyeknél adatok, adathordozók vannak, a gyűjtőköri tevékenység tehát csak az adathordozók szempontjából szélesedik. Levéltári szempontból azokat a szerveket melyeknél adathordozók vannak a következő típusokba sorolhatjuk: — adathordozókat felhasználó szervek, — adathordozókat előállító szervek. A) Adathordozókat felhasználó szervek Adathordozókat, feldolgozott adatokat felhasználó szervek alatt értjük, ide soroljuk azokat a szerveket, melyek nem rendelkeznek adatfeldolgozó berendezéssel, náluk az adathordozók tevékenységükhöz felhasznált eszköz, számukra az adatfeldolgozást az adatfeldolgozó szervek végzik megrendelésre vagy szolgáltatás keretében. Feltételezzük, hogy ezeknél a szerveknél túlnyomó többségét az ún. közvetlenül használható: olvasható, feldolgozott adatokat tartalmazó hordozók teszik ki, és csak kisebb számban fordul elő más, pl. mágnesezett hordozók. Feltételezzük, hogy a náluk levő adathordozók tartalmuk szerint túlnyomó többségükben: — a náluk levő iratok tartalmából keletkezett, a hagyományos iratokból transzferálták az adatokat, — a saját tevékenységüket jellemző adatokat tartalmazzák, — a szerv környezetéből származnak, — a szerv tevékenységére vonatkoznak, — a szerv környezetére vonatkoznak. A levéltár számára a szerveknek ez a típusa nem jelent különösebben új feladatokat, mert a náluk levő adathordozókra is vonatkoznak az iratkezelési és irattározási előírások, problémát legfeljebb az okoz, hogy a kezelési szabályokat betartsák, hogy megőrizzék ezeket a hordozókat, hogy a levéltár mikor és milyen mértékben vegye át ezeket, és mikor célszerűbb ezeknek az adatoknak más formájú levéltári állományba vétele. B) Adatfeldolgozó, adathordozókat előállító szervek Az adatfeldolgozó, adathordozókat előállító szervek alatt értjük, ide soroljuk azokat a szerveket, melyek adatfeldolgozó berendezést működtetnek, rendszerükben adatokat tárolnak, az adathordozók a munkájuk tárgya, munkájuk termékeként keletkezik, termékeiket a megrendelőik, szolgáltatásaik igénybevételére jogosult szervek használják fel. Az adatfeldolgozó, adathordozókat előállító szervek két csoportba sorolhatók : — egy szerv alrendszereként működők, — önálló rendszerként működők.