Káposztás István: Új Magyar Központi Levéltár Közleményei I. (Budapest, 1982)

I. Levéltártani kérdések

a) Alrendszerként működő adatfeldolgozók, előállítók Ide soroljuk azokat a szerveket, melyek birtokában adatfeldolgozó berendezés van, és saját szervük adatait önállóan dolgozzák fel. A szerveknek ebben a csoportjában az adatfeldolgozással előállított adathordozók és a számítástechnikai alrendszerben tárolt adatok, adathordozók ugyanannál a szervnél vannak és ott is használják. b) önálló rendszerként működő adatfeldolgozók, adathordozó előállítók Ide soroljuk azokat a szerveket, melyek adatfeldolgozó berendezéseket vállalatszerűén működtetnek, megrendelőik, adatszolgáltatóik adatait alkalmanként vagy rendszeresen feldolgozzák, tárolják és a feldolgozott adataikat megrendelőik, szolgáltatásaik igénybevételére jogosult szervek használják. Levéltári szempontból az adatfeldolgozók, az adathordozókat előállítók elsősorban abból a szempontból fontosak, hogy rendszerükben adatokat tárolnak és ezek az adatok mint a fond részei, vagy mint a számítástechnikai fondok a nemzeti fond részét képezhetik, s mint ilyen a levéltár számára értéket jelent. Bármelyik csoportba sorolt adatfeldolgozók, adathordozókat előállító szerv a rendszerében feldolgozásra kerülő, tárolt adatokat: — feldolgozás után törölheti, — vagy rendszerében további feldolgozásra tárolhatja. A feldolgozás után törtölt adatoknak már csak a felhasználóknál meglevő kiírásaik, leporellóik maradnak fenn, és újabb, további levéltári szempontú feldolgozások már csak további költséggel, nehézkesen készíthetők. A rendszerben tárolt adatokkal: — karbantartási műveleteket végezhetnek, — integrációs műveleteket végezhetnek. A levéltár számára a karbantartási és integrációs műveleteknek abból a szempontból van jelentősége, hogy egyrészt a karbantartási műveletekkel (bevitel, átrendezés, törlés) levéltári értékű adatveszteség keletkezhet, az adatösszevonások és különböző szempontok szerinti rendezésükkel olyan adategyüttesek jönnek létre, ami több szerv (fond) adatainak összevonásából keletkeztek, vagy — némiképp egyszerűsítve — több különböző fond állagaiból, tételeiből tevődnek össze és ezeket figyelembe kell venni, mint olyan tényezőket, amik a fond struktúráját jelentős mértékben átalakítják. Véleményünk szerint, amikor meghatározásra kerül, hogy a levéltár gyűjtőköri tevékenysége milyen szervtípusokra és milyen mélységben terjedjen ki, eleve meghatározzák azt is, hogy a gyűjtés milyen adathordozókra, az adathordozóknak milyen fajtájára és jellegére terjedjen ki, ami növelheti vagy csökkentheti a levéltári megőrzésre kerülő adathordozók körét, a levéltári információs kapacitást. II. A LEVÉLTÁR FELADATAI Azzal, hogy a levéltár előírt feladata lett, hogy tevékenységét terjessze ki az adathordozókra is, feladatköre nemcsak bővült, hanem ennek következtében tevékenységében új minőségek jelennek meg,