Káposztás István: Új Magyar Központi Levéltár Közleményei I. (Budapest, 1982)

I. Levéltártani kérdések

A tervező ugyanezen ügyről ugyancsak kétféle anyagot őriz: egyrészt az ügy lebonyolítása során keletkezett iratokat, másrészt a tevékenységét dokumentáló tervrajzokat, műszaki leírásokat. Utóbbiakat dokumentációban vagy tervtárban. A kivitelező legalább két komplett példányt kap a tervrajzokból. Egyiket szintén tervtárában helyezi el, másikat munkapéldányként elhasználja, esetleg számtalan másolatot készít róla. Természetesen a kivitelezőnél is megtelik egy vagy több vaskos dosszié a lebonyolítással kapcsolatos iratokkal. Amennyiben akár a kivitelező (gyártó), akár a tervező szintjén alvállalkozók kapcsolódnak az ügybe, azok is őrzik saját tevékenységük műszaki dokumentumait, és külön az ügy lebonyolításával kapcsolatos iratokat. A levéltár szempontjából a felsorolt helyeken őrzött anyag két részre választható: egyrészt foglalkozni kell a beruházások bonyolítása során keletkezett iratokkal, másrészt a tervtárban, dokumentációkban elfekvő tervrajzokkal, műszaki leírásokkal. A beruházási iratoknál — és általában a dosszié rendszerű iratkezelésnél — az első probléma az, hogy legálisan ez a szisztéma nem létezik. Számolni kellene azzal is, hogy nem reális elvárni a szervektől, hogy dosszié rendszerű iratkezelés esetében a dossziékon belüli iratokat darabonként tételszámmal lássák el, majd selejtezzék. A levéltárak viszont nem járulhatnak hozzá ahhoz, hogy valamennyi beruházási iratot egyöntetűen, vagy levéltárba adják, vagy kiselejtezzék. A beruházásokkal, kivitelezésekkel, tervezéssel stb.-vel foglalkozó szerveknél, ahol zömében nem igazgatási tevékenységet végeznek, tudomásul kell venni, hogy a legracionálisabb iratkezelési szisztéma a dosszié rendszer. (Mi sem bizonyítja ezt jobban, mint az, hogy az elmúlt 10 évben, minden ellenkező szándékú erőfeszítés ellenére, tovább élt ez a módszer.) Szervenként eltérő módon, de biztosítható, hogy a dosszié szisztéma és az iratok kötelező nyilvántartásba vétele ne zárják ki egymást. Nagy előrelépés lenne tehát, ha a levéltárak nem ragaszkodnának mereven a sorszámos iktatáshoz, hanem lehetővé tennék, hogy ahol a tevékenység jellege ezt indokolja, a régi vállalati iratkezelésben oly gyakran és jól alkalmazott dosszié rendszer megmaradhasson pl. alszámos iratnyilvántartással, ahol egy ügy egy iktatószám, az ügyön belüli darabok kapják az alszámot. A jelenlegi gyakorlatban is kapnak a dossziék nyilvántartási számot munkaszám vagy hasonló néven, de ez független a hivatalos iktatástól. Az irattári tervet ezen cégeknél úgy kellene összeállítani, hogy egy dosszié egy tételbe kerülhessen. Ha a levéltár elfogadja az ilyen, a szervek számára is megfelelő iratkezelési rendszert, két reális lehetőség közül lehet választani a beruházási iratok levéltári átvételénél. Az egyikre később térek vissza, a másik a következő: az ügyrendek, a szervek tevékenységének ismeretében esetenként kellene elbírálni, hogy mely cégeknél, milyen esetekben lehet differenciálás nélkül selejtezni, ill. megőrizni a dossziékat. A beruházó vállalatok zöménél pl. megőrzendők a beruházási ügyek dossziéi, de a kivitelező vállalatoknál nem. Esetenként, a beruházási vállatok egyes részlegeinél is mindent selejtezni lehet (pl. ha a részleg kizárólag létesítmények úthálózatával foglalkozik stb.). Elképzelhető a beruházási ügyleteknél az iratselejtezést értékhatárhoz, tehát a beruházás nagyságához kötni. Megfontolandó lehetőség, hogy a differenciálás a döntési illetékesség szerint történjék. Például: központi támogatású, bankhitel-