Káposztás István: Új Magyar Központi Levéltár Közleményei I. (Budapest, 1982)

I. Levéltártani kérdések

vonatkozásai is vannak, de ezen kívül a rendeletet alkalmazni kell teljes egészében olyan levéltárra is, amelyik adathordozókat tárol. Az iratkezelésre és a levéltári tevékenységre vonatkozó rendelkezések azokon a pontokon találkoznak a belügyminiszter rendelkezéseivel a legáltalánosabb formában, amikor az adathordozókról és a szervekről általában van szó. A minisztereknek és az országos hatáskörű szervek vezetőinek végrehajtási utasítást kell kiadniok a belügyminiszter rendelete alapján. Az iratkezelésre, a levéltári tevékenységre vonatkozóan a Minisztertanács már adott ki végrehajtási utasítást, a kettős rendelkezések elkerülése érdekében célszerű lenne figyelembe venni az érvényben levő rendelkezésekből többek között a következőket: Az Elnöki Tanács törvényerejű rendeletének 4. § 2. „Az iratkezelés általános irányelveit a minisztertanács állapítja meg". A Minisztertanács végrehajtási utasításának 2. § 1. „A védelem a levéltári anyagra annak keletkezési idejétől, őrzési helyétől és tulajdonosától függetlenül kiterjed". Az Elnöki Tanács törvényerejű rendeletének 3. § „A levéltári anyag védelméről a Minisztertanács a művelődési miniszter útján gondoskodik". A Minisztertanács végrehajtási utasításának 4. §-a pedig meghatározza a levéltárak és a szervek viszonyát. Véleményünk szerint a belügyminiszter rendelete kedvező feltételeket teremt arra, hogy a levéltár hatékonyan fejtse ki tevékenységét az előírt feladatai szerint, és ha a kiadásra kerülő végrehajtási utasítások figyelembe veszik az érvényben levő rendelkezéseket és a levéltár szempontjait, ha egyeztetik a művelődési miniszterrel, megteremtődik a feltétele, hogy a levéltár feladata és illetékességi köre szerint együtt tudjon működni mindazokkal a szervekkel, melyek a történeti és információs értékű adathordozók levéltári forrásai. A rendelkezések végrehajtásának gyakorlatában a következő problémák adódhatnak: A felhasználó szervek esetében, mivel ezek a szervek számítástechnikai feldolgozást megrendelnek, tevékenységükhöz adathordozókat használnak és tárolnak, a belügyminiszter rendelete maga után vonhatja: — a minta iratkezelési és irattározási szabályzatok, az iratkezelési és irattári szabályzatok módosítását vagy kiegészítését, — az adathordozók irattári kezelésének módosítását, — az adathordozók selejtezési idejének, levéltári átadásának, illetve átvételének megváltoztatását. A számítástechnikai rendszerek esetében a levéltárnak nincs kiépült gyakorlati kapcsolatuk, a kapcsolat legfeljebb a hagyományos iratok szintjéig alakult ki, de feladatuk szerint a közeljövőben megkezdik a kapcsolat kiépítését ebben az irányban is. Ezért: Meg kell alapozni a levéltárak és számítástechnikai rendszerek kapcsolatát a levéltárak illetékességi köre és feladatai szerint: — biztosítani kell, hogy a levéltár adatokat, adathordozókat vegyen át a számítástechnikai rendszerekből, és minden olyan adat, adathordozó ami a számítástechnikai rendszerekből kikerül átvételre, elsődlegesen a levéltárnak legyen joga kialakítani azokat a szempontokat, amelyek meghatározzák, hogy a levéltár milyen adatokat vesz vagy vehet át a számítógép-rendszerekből, milyen hordozókon, és milyen módon, — a számítógép-rendszerekben adattörlés csak levéltárral előzetes megálla-