Káposztás István: Új Magyar Központi Levéltár Közleményei I. (Budapest, 1982)

I. Levéltártani kérdések

podás alapján történjen, s ha a törlésre kerülő adatok a levéltár számára értéket jelentenek, azt a levéltár átvehesse, — a számítógép-rendszerben tárolt adatok a karbantartása következtében a törzsadatokban, a fiiokban változtatások történnek, a levéltár számára ne álljon elő adatveszteség, vagyis ki kell dolgozni a tűréshatárokat. Az adathordozók megjelenése a levéltár egy egészen új, a hagyományos iratok tulajdonságaival nem jellemezhető dokumentumfajtával kerül szembe, és számolniuk kell azzal, hogy az adathordozókra nem alkalmazható mechanikusan a levéltár elméleti és gyakorlati alapját képező fondszemlélet. Még nem tudni pontosan, hogy egy újfajta fond, a számítástechnikai vagy adatfond kialakulásával kell számolni, vagy az adathordozók a hagyományos fondoknak a részeivé válnak, de az már most nyilvánvaló, hogy az adathordozók egy jelentős része nem kezelhető a hagyományos fondszemlélet alapján. A levéltár számára minden szerv fondképzőként jelenik meg, vagyis egy adott szerv iratainak összessége a szerv fond ját képezik, a levéltár pedig az állományában levő iratokat fondok szerint rendezi és tárja fel. Levéltári fond alatt (a hagyományos iratok alapján kialakult fond meghatározás) kell érteni egy szerv, jogi vagy természetes személy működése során a nála levő, a nála keletkezett és hozzá beérkezett iratok összességét. Minden fondképző köteles a levéltári átadásig megőrizni a levéltári értékű iratait. Ha most még nem is tudjuk pontosan meghatározni, hogy mi a számítástechnikai fond, és hogy mi a hagyományos fond közötti különbség vagy hasonlóság, néhány szembetűnő nyilvánvalóságot azért meg tudunk állapítani, amit figyelembe kell venni. — Az egyes szervek törzsadatai, filejai hasonlóságot mutatnak egy szerv hagyományos irataiból képződött fond jávai, de tartalmaznak olyan adatokat is, melyek a hagyományos iratokban nincsenek meg, és tartalmazhatnak olyan adatokat, melyek a hagyományos értelemben nem kerültek volna levéltári megőrzésbe, de ebben az összefüggésben, vagy azért, mert lehetőség nyílik erre, vagy azért, mert az aggregátumok alkotóelemeit képezik, levéltári értékké válhatnak. — Az adathordozókon tárolt adatok mint elemek hasonlítanak egy fond iratainak tartalmához, de ha az adatok teljes egészében meg is egyeznek, az adathordozón levő adatstruktúra merőben más, mint ahogy az adatok a hagyományos iratokban rendeződnek, és az adathordozók magukban hordják a szükséges vagy lehetséges szempontok szerint feldolgozásokat. — Jelentős különbség mutatkozik az integrációs feldolgozások esetében, különösen akkor, ha egy file több szerv törzsadatait tartalmazza. Ezek az adathordozók tartalmuk szerint a hagyományos fondokba nem illeszkednek. — A hagyományos fondszemlélet alapján fondnak kell tekinteni egy szerv törzsadatait, a filejait, valamint az ezek alapján készült bármely adatfeldolgozást. Ebben az összefüggésben az adathordozók egy egészen más struktúrájú fondot hoznak létre, nem hasonlítanak a hagyományos fondhoz. — A számítástechnikai fond az alapadatok szempontjából hasonló lehet a hagyományos fondhoz, de az adatok strukturálódása szerint, a különböző fajtájú adathordozók szerint (pl. programok), a keletkezett feldolgozások szerint merőben különbözik a hagyományos iratokból képzett fondoktól.