Káposztás István: Új Magyar Központi Levéltár Közleményei I. (Budapest, 1982)

I. Levéltártani kérdések

Miközben eleget kell tenni annak a feladatának, hogy védje és megőrizze a történeti értékű dokumentumokat, így az adathordozókat is, megnövekszik információs kapacitása mennyiségileg és minőségileg is. Miközben tevékenységi köre bővül, újabb tudományági kapcsolata keletkezik, interdiszciplináris kapcsolatra lép a számítástechnikával. Hogy a levéltár bővülő feladatkörének meg tudjon felelni, az annak a függvénye : — milyen levéltári hálózattal rendelkezik az adathordozók fogadására, — hogyan alakul ki gyűjtőköri tevékenysége, — hogyan dolgozza fel és tárolja az állományába kerülő adathordozókat, — milyen visszakereső rendszert tud kiépíteni, — szolgáltató tevékenységét miben és hogyan határozzák meg. 1. Levéltári hálózat A levéltárak jelenlegi hálózata a következőképpen épül fel: — országos levéltárak, — regionális levéltárak (Budapesti Fővárosi Levéltár, megyei tanácsok levéltárai), — szaklevéltárak. Minden levéltár a gyűjtőköri tevékenysége, az illetékességi köre szerint gyűjtőköréhez tartozó szervek egy csoportjára terjed ki. A levéltár az adathordozókat fogadhatja a jelenlegi hálózati rendszer szerint, de ezen kívül a következő hálózati megoldások képzelhetők el: — nagyobb regionális központok kialakítása a szaklevéltári hálózat működtetése, — ágazati központok kialakítása, — minden adathordozót egy országos levéltár gyűjt. Kétségtelen, hogy mindegyik megoldásnak megvan a maga előnye és hátránya, azonban a lehetőségeket, a körülményeket figyelembe véve, leggyakrabban az az elképzelés fejeződik ki, hogy minden adathordozót egy országos levéltár fogadjon, mert így központilag nagyobb lehetőség van az erőforrások összpontosítására és felhasználására. 2. Gyűjtőköri tevékenység A) Gyűjtőkör A levéltár gyűjtőköri tevékenysége a szerveknél levő adathordozókhoz viszonyítva lehet: — passzív, — aktív. Hogy a lehetséges viszonyok közül melyik realizálódik, az annak a függvénye, hogy a gyűjtőköri tevékenység mely szervtípusokra terjed ki, hogy az átadás feltételeit a szerv egyoldalúan határozza meg, vagy ennek kialakításában a levéltár is részt vesz.