Káposztás István: Új Magyar Központi Levéltár Közleményei I. (Budapest, 1982)

I. Levéltártani kérdések

a) Passzív gyűjtőköri tevékenység Passzív a gyűjtőköri tevékenység akkor, ha az átadásra kerülő adatokat, adathordozókat a szervek egyoldalúan jelölik ki és az átadás feltételeit is ők határozzák meg, ha a levéltárnak ebbe nincs beleszólása. Ebben az esetben a gyűjtés esetlegessé válik, csak azzal lehet számolni ami a szervek akaratából átadásra kerül. Ebben az esetben a gyűjtőköri tevékenység elsősorban a felhasználó szervekre, ezeknek a szerveknek az irattárában őrzött adathordozókra terjed ki, és legfeljebb a számítástechnikai rendszerből selejtezésre kerülő adathordozók között válogathat. így gyakorlatilag a levéltár elveszti annak lehetőségét, hogy részt vegyen állományának alakításában és ennek következtében az állomány alakulása is és szolgáltatásai esetlegessé válnak, kétségtelenül információs értékű adatveszteség keletkezik. Ez a helyzet azért alakul ki: — mert a közvetlenül gépbe vitt egyszeri adatfeldolgozások esetében az adatokat feldolgozás után törlik (selejtezik), és így csak a feldolgoztatónál levő adatkiírások maradnak fenn (ha fennmaradnak), és csak ezek kerülhetnek levéltári megőrzésre, így elveszik minden további levéltári szempontú adatfeldolgozás lehetősége, — mert elveszik a számítástechnikai rendszerekben tárolt adatok átvételének lehetősége, és nyomon követhetetlenné válik az adattárakban, a törzsadatállományban történt karbantartás (bevitel, törlés, átrendezés), különösen akkor, ha a karbantartás eltér a megrendelők vagy használók időszakos igényétől. b) Aktív gyűjtőköri tevékenység A levéltár gyűjtőköri tevékenysége akkor alakul aktívan, ha gyűjtőköri tevékenységét a felhasználó szervek irattáraiban őrzött adathordozókon kívül ki tudja terjeszteni az adatfeldolgozó rendszerekre is, ha az adatfeldolgozó rendszerekben tárolt, levéltári értékűnek minősített adatok levéltári átvételének, illetve átadásának feltételeit, az átadásra kerülő adatokat, az átadás módját és idejét közösen határozzák meg, ha levéltárnak módja van saját levéltári szempontú adatfeldolgozásokat készíttetni. így lehetőség nyílik: — az irattárakban őrzött kiírt adatokat tartalmazó hordozók közül a gyakorlatának megfelelően a történeti és információs értékű adathordozók kiválasztása és ezek közül elsősorban azokat, amelyek használata gyakori lehet (célszerűbb mikrofilmen), — hogy a feldolgozott adatokat a kiírás előtt pufferszerűen mágnesszalagra vitesse, melyeket szükség esetén bármikor kiírattathat, — minden törlésre kerülő adatra átvételi joga legyen, ha levéltári értéket tartalmaz, — ha a számítástechnikai rendszerben tárolt adatok változásaiból, karbantartásából következően adatveszteség keletkezne, a törzsadatokat még megváltoztatásuk előtt átvegye.