Káposztás István: Új Magyar Központi Levéltár Közleményei I. (Budapest, 1982)

I. Levéltártani kérdések

Az irattári jelzet: a) Sorszámos, alapszámosan tagolt sorszámos és alapszámos iktatási fajta esetében az első és utolsó iktatószám, illetve alapszám. b) Közigazgatási rendszámos (1949—1951), csoportszámos (1952—1956) iratok esetében a raktári egységben őrzött valamennyi rendszám és csoportszám — tárgy megnevezésével együtt — és a rendszámok, csoportszámok legkisebb, illetve legnagyobb alszáma. c) Irattári terv szerint rendezett iratok esetében a tételszámot, és itt sem haszontalan, ha a tárgy megjelölést, továbbá a tételben Őrzött első és utolsó iktatószámot, ill. alapszámot kell megadni. d) Nem iktatott, tárgyilag rendezett iratoknál fel kell tüntetni a raktári egységben levő irategyüttesek tárgymegjelölését és évkorét. e) Iktatókönyveknél az évük és számkeretük mellett — de centralizált iratkezelési szervezet esetében okvetlenül meg kell nevezni a nyilvántartást vezető szervezeti egységet. Mutatókönyv esetén az év és a szervezeti egység mellett közölni kell azt, hogy melyik betűtől melyik betűig vezették be a kötetbe a vezérszavakat. A sorkönyvek (másképpen felszerelőkönyvek) az iktatókönyvekhez hasonlóan az év és a számkeret feltüntetésével veendők jegyzékbe. Az ügyviteli segédkönyveket egy-egy állagtalan fondhoz vagy állagon belül külön sorozatba gyűjtve kezeli és őrzi a levéltár, ezért az iktató, a mutató, a sorkönyveket (másképpen felszerelőkönyveket), végül az idegenszám mutatókat a bennük nyilvántartott iratok több éven át következő sorozata után, a segédletfajtánként csoportosítva kell jegyzékbe venni és raktári számmal ellátni. A közigazgatási rendszámos és a csoportszámos iratok alszámos nyilvántartó lapjait („kartonjait") is célszerűbb az iratok után külön sorozatba gyűjteni, mivel a kutatók így egyszerűbben használhatják azokat. f) Az átadott évfolyamokból ügyviteli érdekből a szervnél visszatartott iratokat darabonként jegyzékbe kell foglalni, mivel azok segédkönyveit a levéltár átvette az irattári anyaggal együtt. E darabszintű jegyzék mellékelendő az átadás-átvételi jegyzék valamennyi példányához. Az átadás-átvétel alkalmával jegyzőkönyvet kell felvenni. A jegyzőkönyv a levéltárba való beszállítás napjával keltezendő és készítés helyeként az UMKL postacíme tüntetendő fel. A jegyzőkönyvet az átadó szerv és az átvevő levéltár illetékes munkatársai írják alá. A jegyzőkönyvben hivatkozni kell arra, hogy a levéltár az irattári anyagot az 1969. évi 27. tvr. 5. § (3) bekezdése, illetve a 30/1969. (IX. 2.) Korm. sz. rend. 7. § (1), (2) bekezdése alapján állandó megőrzésre vette át, hogy az átvett levéltári anyag megőrzéséért csak olyan legkisebb egységig lemenőén felelős, amelyen részletezésben a levéltári anyagot az átvételkor készült jegyzék felsorolja. Feltétlenül utalni kell az iratanyag kutatásával kapcsolatos esetleges korlátozásokra. Utalni kell a szervnél visszatartott iratokra, és arra, hogy jegyzéküket mellékelik. Szükséges esetben magyarázatot kell adni az anyaghiányra. Az átadás-átvételi jegyzőkönyvet legalább 3 példányban kell készíteni, és az aláírások után el kell látni az UMKL bélyegzőjével, majd be kell iktatni és hivatalosan meg kell küldeni az átadónak. Az átadás-átvétel során az átadó gondoskodik a szükséges tárolási eszközökről, és az átadó fedezi a beszállítás költségeit (a tehergépkocsit). [Irányelvek 9. § és LÜSZ 48. § (3) bek.] A levéltáros törekedjék arra, hogy az átadásra, illetve átvételre kerülő iratanyagot az átadó szerv az UMKL-ban használatos dobozokba helyezve szállítsa be. Az iratanyag hevederrel átkötött fedőlemezekben való beszállítása ui. nem-