Káposztás István: Új Magyar Központi Levéltár Közleményei I. (Budapest, 1982)

I. Levéltártani kérdések

csak felesleges munkát jelent, hanem zavarokat okoz a beszállított anyag pontos mennyiségének nyilvántartásában is, mivel a szorosan átkötött csomók és a lazán egymásra fektetett, dobozban tárolt iratok ifm elszámolásában lényeges eltérés mutatkozik. A BOBST kivitelű, 120X55X380 mm-es méretű, hajtogatható dobozok db-onként kb. 10,— Ft-os áron szerezhetők be a Csepeli Papírgyártól (XXL, Duna utca), vagy az UNIPACK Szövetkezettől (XIII., Petneházy u. 46—48.). Tekintettel arra, hogy a gyártók néhány tucatos megrendeléseket nem fogadnak el, kisebb iratbeszállítások esetén, továbbá rendkívüli sürgős esetekben a dobozokat az UMKL kölcsönözheti az átadónak. Nagyobb mennyiségű iratbeszállítás esetében olyan megállapodásra kell törekedni, hogy az átadó anyagmozgató munkásokat is biztosítson. C) TEENDŐK A LEVÉLTÁRBA BESZÁLLÍTOTT ANYAGGAL A levéltárba beszállított anyagot a levéltáros irányításával a levéltári kezelők és az átadó által kiküdött anyagmozgató munkások elhelyezik fondcsoportok (referenciák) szerint kialakított levéltári raktárban. Az elhelyezés során feltétlenül mintaállványozni kell az anyagot, mert csak a raktári jegyzékek növekvő sorrendjében elhelyezett iratanyagot lehet ellenőrizni, hogy a beszállítás hiánytalanul megtörtént-e. Amennyiben a beszállítás során valamelyik doboz vagy kötet eltűnne, a hiányt az átadás-átvételi jegyzőkönyvben okvetlenül fel kell tüntetni, és annak pótlásáról (utólagos beszállítás) gondoskodni kell. Itt jegyezzük meg, hogy a fertőzötten beszállított iratanyagot okvetlenül elkülönített helyre kell rakni, és fertőtlenítéséről gondoskodni kell. A mintaállványozás után, az átadás-átvételhez készített raktári jegyzék alapján az átadó szervvel közösen ellenőrizni kell az anyag teljességét [LÜSZ 49. § (2) bek.], és meg kell állapítani mennyiségét. Egy doboz 0,12 ifm-nek számítandó, a köteteket, mappákat az egyszerűség kedvéért — ha vastagságuk nem nagyon eltérő —, ugyancsak lehet egységesen „beszorozva" számolni. A beszállítás lebonyolítása után az átadás-átvételi jegyzőkönyvet hitelesíteni kell. A jegyzőkönyv egyik példányát feltétlenül az átadás-átvételről készült, iktatott ügyiratban, az UMKL irattárában helyezzük el, másik példányát a referens őrizze a belső szervdossziéban, a harmadikat vissza kell küldeni a szervnek. A beszállítást be kell vezetni az UMKL gyarapodási naplójába, az ott feltüntetett rovatok kitöltésével. Végül a levéltáros az anyaggyarapodást feltünteti az alapleltárakon, új állagtalan fond vagy állag esetén új alapleltárat kell nyitni.