Káposztás István: Új Magyar Központi Levéltár Közleményei I. (Budapest, 1982)

I. Levéltártani kérdések

B) Az átadás-átvétel lebonyolítása. C) Teendők a levéltárba beszállított anyaggal. Az alábbiakban e munkafázisokkal foglalkozunk. A) A LEVÉLTÁRI ANYAG ÁTADÁSRA VALÓ ELŐKÉSZÍTÉSE AZ IRATTÁRAKBAN A levéltári anyag védelmének leghatékonyabb módszere az iratképző szervek iratkezelésének szabályos, naprakész, áttekinthető és gazdaságos megszervezése. Ezért a levéltárak időközönként ellenőrzik az illetékességi és gyűjtőkörükbe sorolt szervek iratkezelésének és irattározásának rendjét [30/1969. (IX. 2.) Korm. sz. rend. 4. § (1)—(3) bek.]. Ezek a „nagyellenőrzések" és a selejtezések ellenőrzése szolgálják a történeti értékű iratok védelmét, megőrzését. Különösen fontos az ellenőrzések során a központi irattár műszaki állapotát ellenőrizni, és az észrevételeket szükség esetén írásban közölni a szerv iratkezeléséért felelős vezetőjével. Az irattárakban őrzött levéltári anyag nyilvántartása a levéltárak gyűjtőterületi munkájának igen lényeges feladata, mivel ennek alapján lehet felmérni az átadásra kerülő anyag évkorét, irattározási rendszerét, rendezettségét, selejtezettségét és összmennyiségét. A 30/1969. (IX. 2.) Korm. sz. rendelettel kiadott „Irányelvek" 7. § (2) bek. szerint „A szerv az irattárakban őrzött iratokról olyan raktári jegyzéket vezet, amely a raktári (tárolási) egységek (doboz, csomó, kötet stb.), valamint az irattári terv szerinti csoportosítást is feltünteti." Sajnos a gyűjtőkörünkbe tartozó szervek legtöbbje nem vezet raktári jegyzéket — jóllehet iratkezelési szabályzatukban is szerepel ennek kötelezettsége. Gyakrabban viszont átadás-átvételi jegyzékkel kerülnek a „részirattárakból" (osztályirattárakból) a központi irattárba a raktári egységek. Ez főként a vállalatok irattározására jellemző. Sajnos alig néhány minisztérium és intézet vezet olyan irattári jegyzéket, amelyből a raktári elhelyezés és a raktári egységek tartalma egyértelműen és hiánytalanul megállapítható volna. Szorgalmazni kell, hogy az I. kategóriába sorolt fondképzők a jövőben irattári anyagukról készítsenek nyilvántartásokat (ún. irattári segédleteket). Ezek közül a törzskönyv a központi irattárnak őrzésre átadott valamennyi raktári egység (csomó, doboz, doszszié, kötet) raktári számát, átvétele időpontját, az átadó szervezeti egység nevét, az iratok évkorét, lelőhelyét, illetve kiselejtezését tartalmazza. A raktári jegyzéket célszerű egy-egy lezárt évfolyamról fondkeresztmetszetben („horizontálisan"), illetve egy szervezeti egység több évben keletkezett irattári anyagáról állagkeresztmetszetben („vertikálisan") elkészíteni. Rovatai megegyeznek az átadás-átvételi jegyzékekéivel. Törekedni kell arra, hogy az irattárakban a helyiségek és az állványok szám-, esetleg betűjelet kapjanak, továbbá, hogy az iratokat az irattári terv szerint csoportosítva, áttekinthetően tárolják és raktári jegyzékkel is nyilvántartsák. Az irattári terv szerint csoportosítás a tételek növekvő sorszáma szerinti elhelyezést jelent, két megoldási lehetőséggel: 1. Év, azon belül a tételek szerint. 2. Tételek, azon belül évek szerint. Utóbbi megoldás egy-egy tétel több éven át keletkezett iratainak az együttes (egymás melletti) őrzését teszi lehetővé, azonban lényegesen több helyet igényel (üresen kell tartani minden tételnél néhány év várható anyagát), emiatt