Káposztás István: Új Magyar Központi Levéltár Közleményei I. (Budapest, 1982)

I. Levéltártani kérdések

az irattárak általában az 1. megoldással tárolják irataikat. A nyilvántartó könyveket célszerű az irattárban külön, a munkavégzés helye közelében tartani, központi iktatásnál évenként növekvő sorrendben, decentralizált iktatás esetén viszont az iktató szervezeti egységek, azon belül évek szerint csoportosítani. Az irattári elhelyezés és kezelés fenti módszereit az irattári munka gazdaságos és gyors végzésére való törekvés alakította ki, és ismerete azért is lényeges, mert egyrészt a rendezett irattár elősegíti a levéltári átadásra szánt anyagok pontosabb felmérését, másrészt alapot nyújt az átadás-átvétel zökkenőmentes lebonyolításához. Amennyiben az irattárról a szerv irattárosai nem készítettek, folyamatosan nem vezetnek raktári jegyzéket, a levéltáros igyekezzék felmérni az irattárat. Véleményünk szerint az ilyen felméréseknek a globálisnál bővebb tagolásban kell készülniük. Ugyanakkor nem kell raktári egységek szintjéig részletezőknek sem lenniök. Célszerű a felmérést áttekinthető, könnyen összesíthető, táblázatos formában készíteni, pl.: Szervezeti egység számjele v, rövidített neve Évkor (dobozok száma, esetleg csak ifm) 1960 1961 1962 stb. 10. Igazgatási Főosztály 3 d. 2 d. 2 d. 20. Személyzeti Főosztály 2 d. 2 d. 3 d. 30. Tervgazdasági Főosztály 4 d. 3 d. 4 d. 40. Kereskedelemszervezés 1 d. 1 d. 1 d. stb. Iktatókönyv, mutatókönyv 12 k. 12 k. 12 k. 16 k. 15 k. 15 k. Megjegyzésként okvetlenül utalni kell az iratok iktatott vagy tárgy szerinti rendezettségére, selejtezettségére. A raktárfelmérés persze más formában is készülhet, a lényeg az, hogy a beszállításra váró anyag évkorét, mennyiségét, tagolódását, rendezettségét, selejtezettségét feltüntesse. Az irattári anyag levéltári átvételével kapcsolatban a jogszabályok a levéltárakat feljogosítják, hogy a szervektől az alábbi feltételek kikötésével vehessék át az iratanyagot: 1. A szervek az irattári anyag nem történeti értékű részét a megőrzési idő leteltével a selejtezésre vonatkozó szabályok szerint kötelesek kiselejtezni [tvr. 5. § (2) bek.]. 2. A ki nem selejtezhető iratokat a levéltár legalább 15 évi irattári őrizet után veszi át, ötévenként egy alkalommal [Korm. r. 7. § (1)—(2) bek.]. Itt fontos megjegyezni, hogy ha jelentős történeti értékű iratanyagot a megsemmisülés veszélye fenyegeti (pl. az irattár beázott, vagy építkezési karbantartási munkákat kell ott végezni), illetve ha a szerv megszűnése után a jogutód szerv az iratok biztonságos elhelyezéséről nem tud gondoskodni, a levéltár — a Művelődési Minisztérium egyetértésével — az iratokat 15 évnél korábban is beszállíthatja. 3. Az átvétel időpontját az átadó szerv és az átvevő levéltár egyetértésben állapítja meg [Korm. sz. r. 7. § (2) bek.]. 4. A levéltár csak teljes és lezárt évfolyamokat vesz át, az iratok nyilvántartásaihoz készült valamennyi ügyviteli nyilvántartással (iktatókönyv, mutatókönyv, sorkönyv, mutató, gyűjtőívek, gyűjtőszámok, nyilvántartó lapok stb.).