Ember Győző: Levéltári terminológiai lexikon (Magyar Országos Levéltár kiadványai, IV. Levéltártan és történeti forrástudományok 4. Budapest, 1982)
Terminológia
17. TÁJÉKOZTATÓ SZOLGÁLAT A tájékoztatás 17—1 Tájékoztató szolgálat — a levéltári munka egyik fajtája, a levéltári intézmények egyik tevékenysége, amelynek során a hozzájuk érkező megkeresésekre szóban vagy írásban felvilágosítást nyújtanak az őrizetükben levő levéltári anyagról. Levéltári jogszabályaink, amikor egyszer tájékoztatásról, máskor felvilágosításról szólnak, vegyesen beszélnek hol a levéltári anyagról, hol pedig a levéltári anyag alapján adott tájékoztatásról, illetve felvilágosításról. A kétféle tájékoztatás azonban nem ugyanaz, nem szerencsés összekeverni őket. A levéltári anyagról a levéltári anyag alapján adnak tájékoztatást a levéltári intézmények, a levéltári anyag alapján azonban nem csupán a levéltári anyagról, hanem sok minden másról is adnak tájékoztatást. A rendeltetésszerű tájékoztató szolgálat keretébe csak a levéltári anyagról nyújtott tájékoztatás tartozik, nem pedig mindenféle, a levéltári anyag alapján a levéltárfenntartó rendeletére nyújtott tájékoztatás. Tájékoztató szolgálatnak általában csak a konkrét kérdésekre szóban vagy írásban adott tájékoztatást nevezik. A levéltárak azonban lényegében tájékoztató munkát végeznek akkor is, amikor levéltári segédleteket készítenek. A tájékoztató szolgálat és a segédletkészítés között szoros az összefüggés, a tájékoztatás rendszerint a segédletek alapján történik. A tájékoztató szolgálat keretében történő tájékoztatás vagy felvilágosítás lényegében az adatszolgáltatás, a dokumentáció, az információ egyik válfaja. A tájékoztató szolgálat keretében a levéltárak a kutatóknak is adnak tájékoztatást, a tájékoztató szolgálat így összefügg a kutatószolgálattal. A tájékoztató szolgálatot referens szolgálatnak, valamint ügyfélszolgálatnak is nevezik. A tájékoztató szolgálat keretében a levéltárak az őrizetükben levő levéltári anyagról másolatokat és tartalmi kivonatokat is készítenek. 17—2 Általános tájékoztatás — arról tájékoztat, hogy a tájékoztatási kérelemben szereplő témára vonatkozó adatok a levéltári intézmény anyagában feltehetőleg vannak-e, vagy nincsenek, magukat az adatokat azonban nem nevezi meg, jelzetüket nem adja meg. 17—3 Konkrét tájékoztatás — a tájékoztatási kérelemben szereplő témára vonatkozó, a levéltári intézmény anyagában található adatokat megnevezi, jelzetüket megadja. 17—4 Tájékoztatási igényfelmérés — az előző év tájékoztató szolgálati tényszámainak alapján annak a megállapítása, hogy a következő évben milyen mérvű tájékoztató szolgálati igényekkel lehet számolnia valamely levéltári intézménynek. 17—5 Tájékoztatási kérelem — a levéltárhoz szóban vagy írásban intézett, tájékoztatást kérő megkeresés.
