Ember Győző: Levéltári terminológiai lexikon (Magyar Országos Levéltár kiadványai, IV. Levéltártan és történeti forrástudományok 4. Budapest, 1982)

Terminológia

gyakran szerepel a latin archívumból származó kifejezés a gyűjtemény szónak megfelelő értelemben. A Nemzetközi Levéltári Tanács (Conseil International des Archives) folyóiratának Archívum a címe. 5—3 Levéltári intézmény — (vagy a levéltár mint intézmény), olyan intézmény, amelynek az a rendeltetése, hogy fenntartójának a levéltári anyagát biztonságosan megőrizze, és fenntartója céljaira minél használhatóbbá tegye. A levéltári intézménynek tehát kettős rendeltetése van: a gondjára bízott levéltári anyag biztonságos megőrzése és annak minél használhatóbbá tétele. A levéltári intézmények, miközben kettős rendeltetésüknek eleget tesznek, kettős jellegű munkát végeznek: tudományosat és igazgatásit. A levéltári intézmények tehát tudományos intézmények, amelyeknek igazgatási feladataik is vannak. Kettős jellegű: tudományos és igazgatási munkájukkal a levéltári intézmények a közművelődést is szolgálják. Ez a magyarázata, hogy egyesek nézete szerint a levéltári munkának nem kettős, hanem hármas jellege van: tudományos, igazgatási és közművelődési. Sőt vannak, akik a levéltári munka közművelődési jellegét tartják a meghatározónak, amely a levéltári intézmények helyét a közművelődési intézmények között jelöli ki. Van olyan szélsőséges nézet is, amely nem csupán a levéltári munka igazgatási jellegét tartja szinte figyelemre sem méltónak a tudományos jelleg mellett, hanem a levéltári intézmények rendeltetését is egyetlen tudományágnak, a történettudománynak a szolgálatában látja, a levéltári intézményeket a történettudomány apparátusa részeinek tekinti. E nézet figyelmen kívül hagyja a levéltári intézmények túlnyomó többségének mind a múltját, mind a jelenét, egyes országok levéltári intézményeinek a polgári korszakban kialakult fejlődési irányzatát általánosítja, annak alapján akarja valamennyi levéltári intézmény rendeltetését megállapítani. A különböző levéltárfenntartók különböző korokban és országokban más-más anyagot tartottak levéltári anyagnak, levéltári őrizetre érdemesnek, más-más célokra kívánták levéltáruk anyagát felhasználni, a levéltári intézményeknek más-más szempontok szerint kellett a levéltári anyagot minél használhatóbbá tenniök. Mindez nem változtatta meg a levéltári intézmények kettős alaprendeltetését: a biztonságos megőrzést és a minél használhatóbbá tételt. Lényegesen befolyásolta azonban a levéltári munka kettős alapjellegét, illetve a kétféle jelleg arányát, egymáshoz való viszonyát. A feudalizmus idején a levéltárfenntartók elsősorban azt kívánták a levéltári intézményektől, hogy a jogaikat és kiváltságaikat biztosító iratokat őrizzék meg és tegyék minél használhatóbbá. A levéltári munka jellege túlnyomóan igazgatási volt és csak csekély mértékben tudományos. A polgári korszakban változott a helyzet. A levéltárfenntartók közül egyre több — elsősorban az államok — már nem csupán a jogait — az állam esetében az állampolgárok jogait — biztosító iratok őrzőjét látta a levéltári intézményekben, hanem múltja írott emlékeinek, a történelem írásos forrásainak gondozóját is. A levéltári munkajellegében a tudományos rész fokozatosan erősödött, az igazgatási viszonylag gyengült, de jelentőségét így sem vesztette el. A szocialista társadalmi viszonyok között a levéltári munka jellegében az igazgatási rész ismét erősödő tendenciát mutat, de csak viszonylag, a tudományos rész jelentőségének csökkenése nélkül. Ugyanez figyelhető meg egyes fejlett tőkés országokban is. Ennek az a magyarázata, hogy számos levéltárfenntartó — elsősorban ismét az államok — a levéltári intézményeket segítségül hívják az irattári munka, az iratkezelés, általában az írásbeli ügyintézés megjavítására, ami igazgatási feladat. A levéltári intézmények ezt az igazgatási