Ember Győző: Levéltári terminológiai lexikon (Magyar Országos Levéltár kiadványai, IV. Levéltártan és történeti forrástudományok 4. Budapest, 1982)
Terminológia
Az irattári kapcsolat 4—44 Ügyirat — valamely szerv vagy személy egy egyedi ügyre vonatkozó iratainak az összessége. Az egyedi ügy tárgya, amelyre az ügyirat iratai vonatkoznak, az ügyirat tárgya is. A köznapi szóhasználatban csak a szervek, sőt csak a kormányzati szervek ügyiratait nevezik ügyiratoknak. Pedig ügyirataik a személyeknek is vannak. Az ügyirat egyetlen egyes irat is lehet. Az ügyiratot aktának is nevezik. 4—45 Akta — az ügyirat latin eredetű neve. Aktának azonban nemcsak az ügyiratot nevezik, hanem a hivatalos iratot is. 4—46 Ügyiratdarab — az ügyirat valamely meghatározott részének az iratait jelenti. Annak az egyedi ügynek, amelyre az ügyirat iratai vonatkoznak, az intézése gyakran több fázisban történik. Az ügyintézés fázisainak megfelelően az ügyirat részekre tagolódik. Az ügyiratdarab az ügyiratnak az a része, amely az ügyirat tárgyát jelentő egyedi ügy intézésének valamely fázisával kapcsolatos. Vannak olyan egyedi ügyek, amelyeknek intézése csak egy fázisban történik. Ennek megfelelően vannak olyan ügyiratok, amelyek csak egyetlen ügyiratdarabból állanak, az ügyiratdarab egyenlő az ügyirattal. Az ügyiratdarab egyetlen egyes irat is lehet. 4—47 Irattári kapcsolat — valamely ügyirat egyes ügyiratdarabjainak az irattáron belüli egymáshoz való kapcsolódása. Ez a kapcsolat az elő- és az utóiratok formájában jelentkezik. 4—48 Alapirat — az ügyirat első iratdarabja. Alapirata minden ügyiratnak van. 4—49 Előirat — valamely ügyiraton belül egy ügyiratdarabot közvetlenül megelőző másik ügyiratdarab. Az előirat egyben utóirat is lehet: egy őt közvetlenül megelőző másik ügyiratdarabnak az utóirata. Tágabb értelemben előiratnak neveznek egy ügyiraton belül minden ügyiratdarabot, amely egy másikat, az utóiratot megelőz. 4—50 Utóirat — valamely ügyiraton belül egy ügyiratdarabot közvetlenül követő másik ügyiratdarab. Az utóirat egyben előirat is lehet: egy őt közvetlenül követő másik ügyiratdarabnak az előirata. 4—51 Szerelés — ugyanahhoz az ügyirathoz tartozó különböző ügyiratdarabok, vagy egyes iratok végleges jellegű összekapcsolása. A szerelés legáltalánosabb fajtája az, amikor az előiratot és vele az ügyirat addig keletkezett egész részét összekapcsolják az előirat utóiratával. Ezt a műveletet az előiratok szerelésének nevezik, de több joggal nevezhetnék az utóirat szerelésének. Szerelés az is, amikor egy egyes iratot, pl. egy jelentést egy előadóívvel kapcsolnak öszsze véglegesen. A szerelés megtörténtét az Összekapcsolt iratokon megfelelő formában fel kell tüntetni. 4—52 Leszerelés — a különböző ügyiratdarabok vagy egyes iratok között a szerelés révén létrehozott kapcsolat megszüntetése. A leszerelés megtörténtét azon az iraton, amelyhez a szerelés történt, fel kell tüntetni. 4—53 Csatolás — nem ugyanahhoz az ügyirathoz tartozó különböző iratoknak átmeneti jellegű összekapcsolása. Csatolnak pl. kölcsönzésre kért iratokat a kölcsönzési ügy aktájához. Csatolni egy irathoz nemcsak iratot, hanem egyéb tárgyat is lehet. Egy bűnügyi ügy aktájához pl. különböző bűnjeleket (revolver, tőr, golyó stb.) csatolhatnak. A csatolás megtörténtét azon az iraton, amelyhez a csatolás történt, fel kell tüntetni. Az alszámos iktatásnál valamely ügyirat különböző folyószámú részeinek egymáshoz szerelését csatolásnak nevezik.
