Ember Győző: Levéltári terminológiai lexikon (Magyar Országos Levéltár kiadványai, IV. Levéltártan és történeti forrástudományok 4. Budapest, 1982)

Terminológia

ilyen iratanyag gondozására, őrzésére és kezelésére hivatott. A kézirat kifejezés különböző irattani jelentéseiről már volt szó. \ A kézirattár mint iratanyag mindenféle kéziratot jelent. A kézirattár inkább könyvtári, mint levéltári fogalom. Általában a könyvtáraknak vannak kézirattáraik. Kéziratnak a könyvtárak nemcsak kézzel írott iratot, nemcsak írói mű fogalmazványát, hanem minden magániratot tekintenek, magánszemélyek és magánszervek iratait egyaránt. A kézirattár mint iratanyag, a kézirattári iratanyag alapjellegét illetően lényegesen kü* lönbözik az irattártól mint iratanyagtól, az irattári iratanyagtól. Az irattári iratanyagnak az alapjellege az, hogy szervesen összetartozó. Egy-egy irattár egy-egy szervnek vagy személynek a szervesen összetartozó, közös provenienciájú iratait jelenti. Ez a szerves összetartozás, közös proveniencia a kézirattár irataira, azok egészére nem jellemző. Előfordul ugyan, hogy egy kézirattár anyagában vannak kisebb-nagyobb irattártöredékek, sőt teljes irattárak is, ezek azonban a kézirattár keretén belül összeolvadnak egy olyan egészben, egy olyan iratőrzési egyr ségben, amelynek aíapjellege nem szerves, nem irattári, hanem gyűjtemény jellegű levéltári fondnak, vagy levéltárnak felel meg. A levéltári felfogás a kézirattári iratanyagot levéltári iratanyagnak tartja, amennyiben annak egyes iratai megfelelnek a levéltári iratanyag kritériumainak, azaz provenienciájuk és levéltári értékük van. Az irattári kezelés 4—32 Irattári kezelés — az irattárban őrzött iratokkal kapcsolatos munka. Az irattári kezelés egyik része az iratkezelésnek. Az irattári kezelés kifejezést szokták az iratkezelés kifejezés értelmében is használni. Az irattári kezelést irattári őrizetnek, vagy irattározásnak is nevezik. 4—33 Irattározás — az iratkezelésnek az a része, amely az iratképző szervek és személyek működése során náluk keletkező és hozzájuk kerülő, rendeltetésszerűen hozzájuk tartozó és náluk maradó iratoknak, az irattáraknak a gondozását, őrzését és kezelését jelenti. 4—34 Irattározás módja — (vagy rendje) az irattári anyag irattári őrzésének és kezelésének eszközeit és módjait jelenti. 4—35 Központi irattározás — valamely szerv egész irattári anyagának egy helyen, a központi irattárban történő őrzése és kezelése. 4—36 Decentralizált irattározás — valamely szerv irattári anyagának több részlegnél történő őrzése és kezelése. 4—37 Vegyes irattározás — valamely szerv irattári anyagának véglegesen egy helyen, a központi irattárban, átmenetileg (meghatározott ideig) azonban részben decentralizáltan, több részlegnél történő őrzése és kezelése. 4—38 Irattári szabályzat — olyan rendelet, amelyben az irattárfenntartó az irattározás módját írja elő. 4—39 Irattári terv — valamely irattár anyagának az iratképző szerv vagy személy hatáskörét és feladatait figyelembe vevő, előre meghatározott, kötelező rendszerezési sémája. Irattári terv általában a tárgyi alapon tagolódó irattárakhoz készül, de készülhet bármilyen más alapon tagolódó irattárakhoz is. Tárgyi alapon tagolódó irattáraknál a tétel az a legkisebb irattári egység, amely az irattári tervben még szerepel. Ügyiratok és náluk kisebb irattári egységek már nem szerepelnek az irattári tervben. Az irattári terv rendszerint a benne szereplő irattári egységeknek nemcsak a címeit, hanem az irattári jelzeteit is feltünteti. Az irattári terv rendszerint az iratképző szerv vagy személy hatáskörének, illetékességének és szervezetének figyelembevételével előre, még az iratoknak irattárba kerülése