Ember Győző: Levéltári terminológiai lexikon (Magyar Országos Levéltár kiadványai, IV. Levéltártan és történeti forrástudományok 4. Budapest, 1982)

Terminológia

illetve kép- és Hangfelvételeit nevezik irattári anyagnak. 4—8 Proveniencia — az iratnak az a sajátossága, hogy rendeltetésszerű helye van, már keletkezésekor meg van határozva, hogy mely szervhez vagy személyhez fog kerülni, mely szervnek vagy személynek az iratai között van a helye, az irattárába tartozik. A proveniencia val rendelkező iratnak tehát irattári vagy regisztratúra jellege van. Arany János Petőfi Sándorhoz írt levelének pl. rendeltetésszerűen Petőfi Sándorhoz kellett kerülnie, az ő iratai között van a rendeltetésszerű helye. E levélnek tehát van provenienciája, és minthogy — írójának és címzettjének személyére való tekintettel — levéltári értéke is van, levéltári irat. Egy regény kéziratának, azaz fogalmazatának rendeltetésszerűen az írónál kellett maradnia, annak az iratai között van a rendeltetésszerű helye. E kéziratnak tehát van provenienciája, és amennyiben dokumentumjellege is van, levéltári irat. — A regény kinyomtatott példányainak már nincs rendeltetésszerű helyük, nincs provenienciájuk, nem levéltári iratok. Egy plakát fogalmazatának rendeltetésszerűen annál kell maradnia, aki készítteti, annak iratai között van a rendeltetésszerű helye. E kéziratnak tehát van provenienciája, és ha dokumentumjellege is van, levéltári irat. — A plakát kinyomtatott példányainak nincs rendeltetésszerű helyük, nincs provenienciájuk, nem levéltári iratok. — Kivétel lehet az a kinyomtatott példány, amelyet a plakát készíttetője a fogalmazat helyett vagy mellett mint fogalmazatot tart meg a maga számára. Ennek a példánynak van provenienciája, ez a példány, ha dokumentumjellege is van, levéltári irat. Ha egy iratról azt mondják, hogy külügyminisztériumi provenienciájú, ez azt jelenti, hogy a külügyminisztérium iratai között van a rendeltetésszerű helye, annak az irattárába tartozik. Van a proveniencia kifejezésnek egy másik jelentése is. Valamely szerv vagy személy közös provenienciájú iratait "az illető szerv vagy személy provenienciájának is szokták nevezni. A proveniencia kifejezés ebben az értelmében irattárat, regisztratúrát, regisztratúra jellegű fondot jelent. 4—9 Irattári jelleg — (vagy regisztratúrajelleg) az iratnak az a sajátossága, hogy provenienciája, rendeltetésszerű helye van. 4—10 Rendeltetésszerű hely — mint levéltári fogalom, az iratnak valamely szerv vagy személy iratai között, irattárában levő helye, ahova kerülése, illetve tartozása már keletkezése időpontjában meg van határozva. Az irat rendeltetésszerű helye annak az iratnak a provenienciáját jelenti. 4—11 Irattári érték — az iratnak az a sajátossága, hogy létrehozója,-az iratképző szerv vagy személy, a maga működésének zavartalansága érdekében bizonyos ideig megőrzésre érdemesnek tartja, iratai között, irattárában helyezi el. 4—12 Irattári értéktelenség — az iratnak az a sajátossága, hogy létrehozója, az iratképző szerv vagy személy, amikor az irat irattáréretté vált, további megőrzésre a maga zavartalan működése érdekében nem tartja érdemesnek, nem helyezi iratai közé, irattárába, hanem kiselejtezi. 4—13 Irattári értékelés — annak a megállapítása, hogy valamely iratnak irattári értéke van-e, vagy nincs. Az irattári értékelést vagy maga az iratképző személy, illetve az iratképző szerv vezetője, vagy megbízottja végzi. 4—14 Irattárérettség — az iratnak az az állapota, hogy a folyó ügyintézésben — átmenetileg vagy végleg — nincs már reá szükség, az iratképző irattárába, iratai közé — ad acta — helyezhető. Amikor valamely ügynek vagy az ügy bizonyos fázisának az intézése lezárul, az ügy iratai — átmenetileg, vagy végleg — irattáréretté válnak. Megkülönböztetünk tehát átmeneti, vagy végleges irattárérettséget, aszerint, hogy csak