Ember Győző: Levéltári terminológiai lexikon (Magyar Országos Levéltár kiadványai, IV. Levéltártan és történeti forrástudományok 4. Budapest, 1982)
Terminológia
a mutató csak az ügyiratokra (az alapszámokra) utal, az ügydarabokra (az iktatószámokra) azonban nem. A mutatóban minden egyes ügyiratdarab (iktatószám) címszavainak szerepelniök kell, de egy-egy ügyirat (alapszám) esetében csak egyszer, még abban az esetben is, ha egyes címszavak több ügy iratdarabban (iktatószámban) is előfordulnak. A mutató formája általában kartotékforma, de ívformában is készülhet. Kartotékforma esetében több év iratanyagához közös mutató készül, ívforma esetében minden év anyagához külön-külön. 22—102 Iktató — az a személy, aki iktat. Az elintézés 22—103 Szignálás — valamely iratképző ügyvitelében annak a részlegnek, illetve annak a személynek a kijelölése, amely vagy aki bizonyos ügyet vagy ügydarabot intézni, döntésre előkészíteni, az üggyel vagy ügydarabbal kapcsolatos kiadványok tervezetét elkészíteni köteles, annak a személynek (a szignálónak) részéről, akinek a hatáskörébe a kérdéses ügy vagy ügy darab tartozik. Ha a szignálás részlegre történt, az illető részleg vezetője továbbszignál a részleg valamelyik dolgozójára. A szignálás két vagy több részlegre is történhet. Ez azt jelenti, hogy a kérdéses ügy vagy ügydarab intézésében több részlegnek kell részt vennie, a döntésre vonatkozó javaslatokat, a kiadványok tervezeteit több részlegnek kell megtennie, ületve elkészítenie. 22—104 Szignáló — az a személy, aki szignál. 22—105 Intézkedés — az ügyintézés során az ügy vagy ügydarab elintézése érdekében az ügyet intéző szerv vagy személy részéről írásban vagy szóban végrehajtott cselekedet. Azon az alapon, hogy az intézkedés írásban, vagy szóban történik, írásbeli és szóbeli intézkedést különbözetetünk meg. Azon az alapon, hogy az intézkedés valamely ügy vagy ügydarab intézésének záró, vagy csupán közbenső állomását jelenti, záró és közbenső intézkedést különböztetünk meg. 22—106 Közbenső intézkedés — olyan intézkedés, amely valamely ügynek vagy ügydarabnak nem az elintézését, hanem csupán az elintézés belső előkészítését jelenti. Egy iratkölcsönzési ügyben közbenső intézkedés pl. a kölcsönkért iratok csatolása. 22—107 Záróintézkedés — olyan intézkedés, amellyel valamely ügy vagy ügydarab elintézést nyer. Egy iratkölcsönzési ügyben az egyik ügydarab záróintézkedése pl. a kölcsönkért iratok elküldése. Az egész ügy záró intézkedése pedig a hiánytalanul visszaérkezett iratok visszahelyezésének a kölcsönkönyvben és az ügyiraton való feljegyzése, valamint a kölcsönzés ügyiratának irattárba helyezése. 22—108 Elintézés — (valamely ügy elintézése) az ügyintézésben az az intézkedés vagy azoknak az intézkedéseknek a sorozata, amelyek a kérdéses üggyel kapcsolatosan az ügyet intéző szervre vagy személyre háruló feladatokat megoldják. Több fázisú ügyek esetében az ügy elintézésén kívül az ügy daraboknak is van elintézésük. Az ügydarabok elintézései együtt jelentik az ügy elintézését. Az elintézés valamely ügy, vagy valamely ügy egyik fázisa intézésének a befejezése, lezárása. Az elintézés szóban, vagy írásban történhet. Mind a szóbeli, mind az írásbeli elintézésnek többféle módja van. Az elintézés módjának általában az írásbeli elintézés valamilyen módját nevezik, amelyet mind az ügy iratán, mind pedig az iktatókönyvben feljegyeznek. Az elintézés módjának általában az írásbeli elintézés formális, nem pedig érdemi 19* 291
