Ember Győző: Levéltári terminológiai lexikon (Magyar Országos Levéltár kiadványai, IV. Levéltártan és történeti forrástudományok 4. Budapest, 1982)

Terminológia

tatószámok alatt szokták iktatni. Egy-egy iktatószám rovataiban az ügynek, illetve az ügydarabnak, a leglényegesebb adatait szokták feljegyezni. Nem mindenben azonos módon szokták iktatni az általános és a bizalmas vagy titkos ügyeket. Ez utóbbiaknak kevesebb, az általános ügyekének több adata kerül az iktatókönyvbe. Az általános ügyek iktatókönyvében feljegyzésre kerülő adatok, illetve a nekik megfelelő iktatókönyvi rovatok rendszerint a következők : az iktatás kelte és száma, az érkezés kelte, a beadó neve és címe, a beadvány száma és kelte, a tárgy, az előadó, az elintézés módja, az elintézés kelte, az irattári kapcsolat és a jelzet. Az iktatás kelte az a nap, amelyen az iktatás történik. Az iktatás száma az iktatószám. Az érkezés kelte az a nap, amelyen az ügy iktatásra kerülő fázisát indító beadvány, vagy pro domo feljegyzés az iktatást végző személyhez, az iktatóhoz érkezett. A beadó neve és címe annak a külső szervnek vagy személynek a neve és címe, amelytől, illetve akitől a beadvány érkezett. Pro domo feljegyzés esetén e rovatba azt szokták feljegyezni, hogy „Hivatalból". A beadvány száma a beadványnak a küldő szervnél vagy személynél kapott iktatószáma, vagy valamilyen jele. Pro domo feljegyzés esetében ilyen szám, vagy jel nincsen. A beadványnak vagy a pro domo feljegyzésnek a kelte a rajta levő kelet napja. Ha kelet nincsen, azt szokták feljegyezni, hogy „Kelet nélkül". A tárgy az iktatott ügynek vagy ügydarabnak a tárgya. Több fázisú ügyek esetében az ügynek és az ügydarabnak a tárgyát egyaránt fel szokták jegyezni. Az előadó az a szervezeti egység vagy dolgozó, amelyre vagy akire az ügyben dönteni jogosult személy az elintézés előkészítését, az intézkedés tervezetének elkészítését bízta, amelyre vagy akire az ügyet vagy az ügydarabot szignálta. Az elintézés módja című rovatba az ügyet, illetve ügydarabot lezáró intézkedésnek nem a tartalmát, hanem a formális megjelölését szokták feljegyezni. (Pl.: Pro domo feljegyzés.) Az elintézés kelte az ügyet, illetve ügydarabot lezáró intézkedés napja. Az irattári kapcsolat kettős lehet: egyrészt az ügy előző fázisának, illetve az előiratnak, másrészt az ügy következő fázisának, illetve az utóiratnak az iktatószámát jelenti. A jelzet az irattári jelzet. Az iktatás helye, módja alapján többféle iktatást különböztethetünk meg. Levéltári jogszabályaink az iktatást — nem szerencsésen — nyilvántartásnak, ügyviteli nyilvántartásnak, nyilvántartásba vételnek is nevezik. 22—85 Központi iktatás — az iktatásnak az a módja, amelynél minden ügyet egy helyen, az irodán, vagy az iktatóhivatalban iktatnak. 22—86 Decentralizált iktatás — az iktatásnak az a módja, amelynél az ügyeket azoknál a szervezeti egységeknél iktatják, amelyek azokat intézik. 22—87 Vegyes iktatás — az iktatásnak az a módja, amelynél az ügyek egy részt központilag, más részét decentralizáltan iktatják. 22—88 Kettős iktatás — az iktatásnak az a módja, amelynél az ügyeket kétszer iktatják, először központilag, majd annál a szervezeti egységnél, amely azokat intézi. A kettős iktatásnál az ügyek, illetve az ügydarabok két iktatószámot kapnak, először a központi, azután a decentralizált iktatás iktatószámát. A két iktatószámot tört szám formájában tüntetik fel. A tört számlálójában a központi, nevezőjében a decentralizált iktatás iktatószáma van. 22—89 Sorszámos iktatás — az iktatásnak az a módja, amelynél minden ügydarabot évenként eggyel kezdődő, folyamatosan növekvő sorszám alatt iktatnak. 19 Ember 289