Ember Győző: Levéltári terminológiai lexikon (Magyar Országos Levéltár kiadványai, IV. Levéltártan és történeti forrástudományok 4. Budapest, 1982)

Terminológia

22—90 Alszámos iktatás — az iktatásnak az a módja, amelynél csak az ügyeket iktatják sorszámos iktatással, a több fázisú ügyek második és a következő darabjait pedig úgy iktatják, hogy az ügy iktatószámát alszámokkal törik és ezek a törtszámok az ügydarabok iktatószámai. 22—91 Betűrendes iktatás — az iktatásnak az a módja, amelynél az iktatott ügyek vagy ügydarabok meghatározott adatait betűrendes mutatókönyvben, az ügyek, illetve ügydarabok tárgymeghatározásából vett különböző címszavak alatt jegyzik fel. A betűrendes iktatás megelőzte a sorszámos iktatást. Betűrendesen iktattak már, mielőtt az ügyeket és ügydarabokat sorszámozták volna. Egyes szerveknél betűrendesen iktattak az ügyek és ügydarabok, illetve az ügyiratok és az ügyiratdarabok sorszámozása mellett, azzal párhuzamosan is. 22—92 Iktatás kelte — annak a napnak a kelte, amelyben a kérdéses ügy vagy ügydarab iktatása megkezdődik. Minthogy az iktatás az érkezés keltének az érkezés napján történő feljegyzésével kezdődik, az iktatás kelte azonos az érkezés keltével. 22—93 Iktatókönyv — valamely iratkezelő szerv vagy személy működésének fontosabb eseményeiről, az általa intézett jelentősebb ügyekről vezetett jegyzőkönyv. 22—94 Jegyzőkönyv — Az iktatókönyvet jegyzőkönyvnek is szokták nevezni. Bár az iktatókönyv lényegében jegyzőkönyv, e kifejezést csak jelzővel ajánlatos az iktatókönyv jelölésére használni, pl. iktatói jegyzőkönyv, ügyviteli jegyzőkönyv. 22—95 Iktatószám — valamely iratképző szerv vagy személy iktatott ügyeinek és ügydarabjainak, illetve ügyiratainak és ügyiratdarabjainak évenként eggyel kezdődően, folyamatosan adott sorszáma. Az iktatószámot levéltári jogszabályaink iktatószámnak, továbbá nyilvántartási számnak is nevezik. Nevezik az iktatószámot iktatói vagy ügyirati jelzetnek is. Az iktatás száma az iktatószám. 22—96 Alapszám — a több fázisú ügyek első darabjának az iktatószáma. A több fázisú ügyek második és további darabjainak az ügyiratdarabjait az alapszám alatt iktatott első ügydarab ügyiratdarabjához szokták szerelni, és az irattárban azzal együtt, annak az irattári helyén szokták őrizni. 22—97 Dxtatókönyvi főszám — az az iktatószám, amely alatt az alszámos iktatásnál az ügyeket iktatják, és amelyet — amennyiben egy iktatott ügynek két vagy több darabja van — az ügydarabok iktatókönyvi alszámaival törnek. 22—98 Iktatókönyvi alszám — az az iktatószám, amely alatt az alszámos iktatásnál a két vagy több fázisú ügyek második és további ügydarabjait iktatják, amellyel az iktatókönyvi főszámot törik. 22—99 Gyűjtőív — Egyes szerveknél a több más szervhez ugyanabban az ügyben intézett felszólításra, kérdésre beérkező válaszokat nem külön-külön, hanem együttesen, egy íven iktatják. Ezt az ívet nevezik gyűjtőívnek. 22—100 Iktatói számkeret — valamely szerv évi iktatószámainak meghatározott kontingense, amelyet a decentralizált iktatásnál valamely szervezeti egység kap, és az azon belüli számokat használja iktatószámainak, megszakítás nélkül növekvő sorrendben. A Magyar Országos Levéltár I. osztályának pl. az iktatói számkerete: 8001—9000. 22—101 Iktatókönyvi mutató — az ügyviteli iratanyaghoz az iktatókönyvben szereplő adatok, az ügyiratok szintjén, az iktatást követően készülő név- és tárgymutató. A mutató ügyirati szintje azt jelenti, hogy