Ember Győző: Levéltári terminológiai lexikon (Magyar Országos Levéltár kiadványai, IV. Levéltártan és történeti forrástudományok 4. Budapest, 1982)

Terminológia

Érkeztetés a különböző szervek írásbeli ügyvitelében már a sorszámos iktatást megelőző időkben is volt. A latin nyelvű írásbeliség idején az érkeztetés úgy történt, hogy a beadvány átvevője, a postabontó a beadványra „Praesentatum" kifejezést és a napi dátumot jegyezte fel. Amióta érkezési vagy iktatói bélyegzőt használnak, az érkeztetés a bélyegző egyes rovatainak a kitöltésével történik. Az érkeztetés alkalmával a beadványra írt feljegyzést érkezési feljegyzésnek nevezik. 22—81 Érkezés — mint irodai ügyviteli fogalom a beadványnak az iratképző szervhez vagy személyhez érkezését, részéről történő átvételtét jelenti. Az érkezés napi dátumát a beadványon fel szokták jegyezni. Az érkezés feljegyzése a latin nyelvű ügyvitelben a „Praesentatum", a magyar nyelvűben az „Érkezett" szóval és a napi dátum feltüntetésével történt, illetve történik. Az érkezés feljegyzését érkeztetésnek is nevezik. Az érkezést beérkezésnek, az irat beérkezésének is mondják. 22—82 Érkezés kelte — annak a napnak a kelte, amelyen az iktatásra kerülő üggyel vagy ügydarabbal kapcsolatos beadvány, vagy pro domo feljegyzést tartalmazó előadóív az iktatóhoz érkezett. Az iktató köteles az érkezés keltét még az érkezés napján feljegyezni a beadványra, vagy az előadóívre. Az iktatás 22—83 Iktatóbélyegző — az iktatáskor a beadványoknak rendszerint utolsó oldalára, annak lehetőleg bal felső sarkába nyomott bélyegző, amely az iratképző szerv nevét, továbbá az iktatáskor kitöltésre kerülő alábbi rovatok címeit tünteti fel: a beadvány érkezésének éve, hónapja és napja, az iktatószám, az alapszám, a tételszám, a mellékletek száma. Nevezik az iktatóbélyegzőt érkezési bélyegzőnek is. 22—84 Iktatás — jegyzőkönyv vezetése valamely szerv vagy személy (az iratképző) működésének fontosabb eseményeiről, az általa intézett jelentősebb ügyekről. Az iktatókönyvnek nevezett jegyzőkönyvben az iktatott ügyeknek leglényegesebb adatai kerülnek feljegyzésre. Az iktatókönyvben feljegyzett adatok az előadóíveken is feljegyzésre kerülnek, de nem minden, az előadóíveken szereplő adat kerül feljegyzésre az iktatókönyvben is. Az iktatókönyvben az iktatásra kerülő ügyek minden egyes fázisát, minden egyes ügy darabját iktatni szokták. Az ügyek vagy belső kezdeményezésre, hivatalból (ex officio, ex offo), pro domo feljegyzéssel indulnak, vagy pedig külső kezdeményezésre, valamely beadvánnyal, kívülről érkező irattal kapcsolatban. Az ügyek fázisai, az ügydarabok általában egy-egy belső (pro domo) feljegyzéssel, vagy pedig egy-egy beadvánnyal kapcsolatos intézkedéseket jelentenek. Ezek az intézkedések általában vagy pro domo feljegyzések, vagy pedig kiadványok, kívülre menő iratok formájában történnek. Előfordul azonban, hogy az iratképző szerv szervezeti egységeihez menő, belső kiadványok formájában történik az intézkedés. A pro domo feljegyzések és a belső kiadványok közül nem mindegyikjelenti valamely fázis kezdetét vagy végét. A beadványok közül ellenben mindegyik új fázist indít, miként a kiadványok is valamely fázist lezárnak. Vannak olyan ügyek, amelyeknek elintézése egy fázisban megtörténik. Vannak továbbá olyanok, amelyeket több fázisban intéznek el. Az iktatókönyben az ügyek minden fázisát külön szám alatt szokták iktatni. Az egy fázisú ügyek egy, a több fázisúak több szám alatt kerülnek iktatásra. Az ügyeket, illetve azok fázisait, az ügydarabokat, minden naptári év elején újrakezdődő, folyamatosan növekvő számok, az ik-